Responsable du pôle administratif financier et foncier (h/f)

MISSION :
Sous l'autorité du responsable du service Montage d'Opérations, le (la) responsable Pôle « Administratif Financier et Foncier » assure dans le respect de la politique générale définie par Tarn Habitat, de la réglementation légale et des procédures internes :

- La veille et le support juridique pour l'assistance administrative aux tâches centralisées ;
- La gestion budgétaire de l'activité avec la liquidation des factures, selon les programmes d'investissement et selon les revues programmées avec Direction et le service Administratif et Financier (SAF) ;
- Le pilotage de la centralisation des demandes de financement avec l'ingénierie administrative et financière du SAF ;
- La gestion des transactions foncières ;
- La gestion des ressources financières en matière de taxe foncière ;
- Le suivi et l'actualisation des tableaux de bord et des statistiques nécessaires à son activité ;
- L'encadrement et l'animation de l'équipe qui lui est rattachée dans une dynamique bienveillante d'optimisation de l'organisation et des résultats.
Il (Elle) est responsable de l'atteinte des objectifs fixés au service dans son domaine d'activité(s) ainsi que du plan d'actions à mettre en place pour y parvenir.
Il (Elle) peut participer à des missions communes et transversales.
Il (Elle) contribue au bon fonctionnement et à la continuité du service.

Nombre de personnes à encadrer : 2 (possibilité d'évolution à moyen/long terme selon les besoins de l'activité).

TACHES :
Superviser le fonctionnement et les relations transversales interne et interservices :
- Organiser le fonctionnement des tâches administratives, financières et foncières. : propose, discute, veille à l'atteinte des objectifs fixés, rend compte régulièrement au chef de service ;
- Encadrer les agents : management quotidien, supervise l'exécution des opérations techniques comptables (encaissements - décaissements - trésorerie), gère les entretiens professionnels, la politique de formation et de leur évolution professionnelle. ;
- Assurer la continuité de l'activité ;
- Veiller au respect des règlementations en lien avec les activités ;
- Entretenir des relations régulières et de qualités avec les partenaires, répondre aux demandes d'informations.

Assistance à la Direction du Service :
- Préparer l'ordre du jour et les projets de délibération pour le Conseil d'Administration et le Bureau de l'Office, puis suivre les retours pour action ;
- Reporter les données et suivre l'actualisation des tableaux de bord sur les opérations pilotées par le service ;
- Réaliser le reporting des données budgétaires et de financement et suivre les revues avec la direction générale ;
- Reporter les données des tableaux de bord des activités du service et suivre l'actualisation de ces dernières (Commande publique (Courrier suivi, Commande Publique, Plan de communication, interventions Techniques GRC,.) ;
- Préparer et transmettre les informations liées au fonctionnement de Tarn Habitat (Coordonnées des entreprises liées aux opérations en chantier pour les astreintes, informations pour intranet, .).

Assistance au montage d'opérations :
- Assister les chargés d'opérations : Courriers arrivés et départs ;
- Diffuser ou télétransmettre les documents arrivés et à faire partir ;
- Organiser le circuit de signature des documents contractuels liés aux activités (marchés, avenant, OS, .) ;
- Organiser et suivre, avec les référents, les marchés publics passés en dehors du « pôle commande publique » (Consultation, analyse, rejet, notification) ;
- Monter les contrats d'assurance Constructeur (DO, TRC, CNR,) et suivre leur engagement ;
- Réaliser la comptabilité d'opérations (saisie des marchés et de leurs évolutions, liquider les factures,).

Gestion Relation Client (GRC) :
- Suivre et renseigner le dispositif lié aux insatisfactions écrites des clients dans le cadre de la certification Qualibail.