Chargé(e) du secrétariat général

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l'autorité du directeur général des services, vous assurez la préparation et le suivi des séances du Conseil Municipal ainsi que la diffusion, principalement numérique, des actes de la collectivité.
Vous assurez également des tâches de secrétariat de direction et des fonctions mutualisées ( gestion et affranchissement du courrier, gestion des achats de fournitures, gestion des boîtes mail relevant du secrétariat général, gestion administrative du marché hebdomadaire). Vous participez à la publication d'articles de communication sur Internet et pouvez être mobilisé(e) sur tous travaux relevant de l'équipe de direction et des Elus. Missions / conditions d'exercice Secrétariat de direction :

- Accueil physique des rendez-vous
- Accueil téléphonique
- Gestion des agendas
- Travaux bureautiques
- Gestion, diffusion, affranchissement du courrier
- Suivi des réponses apportées aux interventions
- Gestion des boîtes mails du secrétariat général

Gestion de tâches mutualisées :

- Achat des fournitures pour le compte des services
- Gestion administrative du marché hebdomadaire
- Participer à la publication ou à la relecture d'articles sur le site internet.

Gérer les Conseils Municipaux :

- Centraliser les notes de synthèse des services
- Préparer l'ordre du jour et les projets de délibérations
- Convoquer aux conseils municipaux
- Rédiger les procès-verbaux de délibération
- Télétransmettre les délibérations au contrôle de légalité

Gestion des arrêtés municipaux :

- Centraliser les arrêtés produits par les services
- S'assurer de la bonne indexation et conservation des arrêtés
- Gestion de la publicité des arrêtés selon les obligations légales ou réglementaires
- Transmission des arrêtés au contrôle de légalité Profils recherchés - Maîtriser les techniques d'accueil et de secrétariat
- Qualités rédactionnelles
- Faire preuve de rigueur
- Maîtriser les logiciels de bureautique et de l'outil informatique
- Capacité d'écoute et qualités relationnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Sens du service public