Assistante de gestion administrative (h/f)

Rattaché(e) directement à la Direction, vous êtes le véritable relais administratif du groupe et un appui pour l'ensemble des services (technique, travaux/logistique, achats, comptabilité, RH, commerce).
Vous combinez des missions de secrétariat, de suivi des chantiers et de gestion administrative et financière, au cœur du fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Vos missions principales
1. Secrétariat et support aux services
- Gérer les appels d'offres (constitution des dossiers de candidature et d'offre, hors partie technique pure) et le suivi de la signature électronique.
- Être référent(e) des logiciels BATIGEST (planification et suivi de chantiers, base articles, commandes dépôt) et ZEENDOC (gestion électronique de documents).
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (visiteurs, clients) et l'orientation vers les bons interlocuteurs, avec encaissement des règlements clients si nécessaire.
- Gérer la validation et la circulation des devis (acceptations, modifications, informations aux services concernés).
- Enregistrer les réceptions de marchandises et les facturations associées, ainsi que les écarts ou anomalies de facturation.
- Établir les factures de travaux sur la base des informations transmises par le service technique.
2. Interface avec les autres services
- Avec le service technique : enregistrement des devis validés et gestion de la facturation (émission et transmission).
- Avec les travaux/logistique : suivi des mouvements de stock, inventaires, réponses aux levées de réserves.
- Avec la comptabilité : préparation des éléments de factures de fin de mois et validation de factures d'achats (opérationnel + chantiers).
- Avec les achats et le commerce : création d'articles, prix, suivi des commandes.
- Avec la direction : secrétariat et reporting administratif.
3. Gestion administrative, financière et RH
- Saisir les factures d'achats, frais divers et sous-traitants dans BATIGEST et participer aux inventaires annuels.
- Mettre à jour quotidiennement les stocks en lien avec le magasinier.
- Suivre et gérer les dossiers QUALIBAT.
- Gérer les frais et la flotte de véhicules (suivi, sinistres, assurances, cessions/achats).
- Réaliser les déclarations liées aux sous-traitants, ainsi que le pointage et la validation des factures d'intérimaires.
- Saisir les relevés d'heures des salariés (via ALOBEES dans BATIGEST), suivre les visites médicales et organiser les formations réglementaires.
- Être l'interlocuteur(trice) de l'OPCO et de France Travail pour les parcours de formation (AFEST, PMSMP, etc.).
- Rédiger et mettre à jour la documentation réglementaire liée aux chantiers (PPSPS, documents de suivi).