Assistant(e) de gestion administratif(ve) (h/f)

Nous recherchons pour le Pôle/ Direction : Direction Enfance Jeunesse/Affaires scolaires et Loisirs, un(e) Assistant(e) de gestion administratif(ve)

Catégorie : C

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Rattachement hiérarchique : Responsable Enfance Jeunesse/Affaires scolaires et Loisirs

Mission générale du poste : Sous la responsabilité de la responsable enfance jeunesse, affaires scolaires et loisirs, l'agent doit :

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service

- Gérer les différents remplacements.

Missions principales :

ACCUEIL

- Accueil téléphonique usagers et agents

- Accueil physique usagers et agents

- Accueil service général (ponctuellement)

- Participation ponctuelle aux réunions d'équipe

- Secrétariat

BONS DE COMMANDES

- Suivi du protocole de commandes

- Préparation des bons de commande écoles et ALSH

- Mise à la signature et envoi au prestataire

- Engagement des devis

- Relations service financier

PRODUITS ENTRETIEN

- Réception des besoins

- Préparation de commandes

- Suivi du stock

- Suivi consommation par site

- Approvisionnement stocks

DEROGATION SCOLAIRES

- Réception des demandes

- Synthèse et classement des demandes

- Rédaction et envoi des courriers de réponse

TRANSPORTS SCOLAIRES

- Inscriptions accompagnatrice de bus

- Elaboration dossier de rentrée

- Suivi litiges

- Liaison Région

SUIVI AFFAIRES SCOLAIRES

- Suivi calendrier des conseils d'école

Missions annexes :

- Travailler en binôme avec l'autre assistante

Compétences :

- Mettre à jour dossier, une base de données
- Rédiger un rapport, un compte-rendu
- Utiliser les outils numériques
- Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
- Gérer les factures et les recouvrements
- Traiter les factures et les rapprochements bancaires

Niveau national de formation attendu : niveau BAC (IV)