Assistant (e) des assemblées - conseil régional de guadeloupe

Vos missions en quelques mots ’assistant(e) des assemblées assure l’appui technique et administratif au bon déroulement des travaux de la Commission Permanente et de l’Assemblée Plénière ainsi que des commissions thématiques. Il/elle veille à la conformité, à la qualité, et à la bonne circulation des actes administratifs en lien avec l’outil AIRSdélib. Il/elle effectue toutes les missions nécessaires au bon déroulement de la direction. Traitement des dossiers de séance • Mise en forme des projets de délibérations et de rapports à l’étape SA – Mise en forme sur l’application AIRSdélib. • Vérification de la hiérarchie des normes juridiques dans les actes. • Contrôle de l’existence de l’incidence financière dans les dossiers impliquant des montants. • Harmonisation des visas, considérants, montants et détection des fautes d’orthographe. • Vérification de la présence obligatoire du contrat d’engagement républicain pour les dossiers impliquant une association. • Réaffectation des dossiers à la demande de la hiérarchie ou des instructeurs. • Détection d’éventuels conflits d’intérêts d’un élu ou du Président de la collectivité. Préparation et organisation des séances • Création de la séance dans AIRSdélib (Commission Permanente / Assemblée Plénière). • Avancement des dossiers de séance en coordination avec les services instructeurs. • Envoi des convocations et gestion logistique de la séance (de la préparation jusqu’au jour J). • Contact avec les élus pour les questions liées à la séance. Suivi et post-traitement des séances • Saisie des résultats de vote après les séances (CP / AP). • Modification des pages de garde des délibérations en cas de déport. • Télétransmission des délibérations en préfecture via AIRSdélib. • Publication des actes sur le site internet du Conseil régional. Profil recherché Diplôme de niveau Bac3 minimum Savoir-faire • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales. • Connaissance de la hiérarchie des normes et des procédures juridiques de validation des actes. • Capacité à anticiper les risques de conflits d’intérêts et la procédure de déports. • Maîtrise de l’outil AIRSdélib. (formation possible) • Rigueur dans la relecture, la mise en forme et la vérification des actes. • Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques et numériques. Savoir-être • Discrétion professionnelle. • Réactivité et autonomie. • Sens de l’organisation et respect des délais. • Esprit d’équipe et sens du service public. • Qualités relationnelles, notamment dans les échanges avec les élus.