Secrétaire de la sous-direction (sdrh)

Vos missions en quelques mots Affecté au secrétariat commun SDRHRS, le titulaire du poste assure des missions de secrétaire. Le travail au sein du secrétariat est mutualisé et l’ensemble des agents intervient au profit des différentes entités SDRHRS. Les agents sont ainsi amenés à remplir les missions suivantes : Ø Assurer l’accueil physique, gérer les appels téléphoniques et les courriels Ø Gérer la planification collective, les agendas et l’organisation des réunions du service Ø Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes Ø Enregistrer et répartir les courriers, les classer et les archiver des courriers Ø Suivre l’activité de la sous-direction et piloter le processus de validation des notes et commandes Ø Préparer, mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, tableaux, etc.) Ø Suivre les absences et congés des agents Ø Préparer et accompagner les arrivées des nouveaux agents Ø Accompagner les agents dans leurs démarches administratives Ø Organiser les déplacements et missions des agents (ordres de mission, réservation billets et hôtels, etc.) Ø Gérer les postes informatiques et téléphoniques ainsi que les divers équipements spécifiques des bureaux/prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service Ø Commander et gérer les fournitures Ø Réaliser des travaux transversaux de secrétariat (photocopies, tableaux de suivi, etc.) Ø Traiter des dossiers ponctuels Profil recherché Connaissances : Applications informatiques métiers Classement, archivage Environnement administratif, institutionnel et politique Techniques de secrétariat Bureautique et outils collaboratifs Rédaction administrative Savoir-être : Sens du service public Sens des relations humaines Faire preuve de discrétion Sens de l’organisation Réactivité Autonomie Adaptabilité Rigueur Goût du travail en équipe et sens du collectif Savoir-faire : Archiver Diffuser une information, une publication Mettre en forme un document Organiser une réunion Prioriser Maîtriser les délais Rendre compte