Secrétaire comptable (h/f)

Manpower CARROS recherche pour son client, un acteur du secteur de l'Industrie pharmaceutique dédiée à la Santé animale, un Secrétaire comptable (H/F)

Le/La secrétaire administrative effectue les opérations internes pour saisir et valider les dépenses réglementaires dans les outils de gestion, et traite les factures s'y rapportant. Ces activités sont réalisées conformément aux procédures internes et délais fixés.


-Saisie des Ordres d'Achat

Procédures :
Suite à la réception d'une demande de fees (taxes/ redevances dans le cadre des autorisations de mise sur le marché) par les chargés d'affaires réglementaires NB/LCM :
- réceptionne la matrice qui contient les procédures en lien avec un projet
- ouvre et réceptionne les Ordres d'achat (OA) avec le logiciel dédié pour chaque procédure
- archive les OA et renseigne les tableaux de suivi
- enregistre la matrice de demande des fees, complétée, dans un dossier partagé
- complète le tableau de suivi du budget
- assure le suivi des preuves de paiements auprès des équipes Comptabilité et Trésorerie

Taxes annuelles :
- saisit et réceptionne les OA liées aux taxes annuelles pour chaque pays concerné dans le logiciel de gestion, selon le budget validé.

-Traitement des factures

Traitement des factures dans le respect des délais impartis :
- dès l'arrivée d'une facture, et dans les délais maximums fixés : saisie la facture reçue et sa date d'arrivée dans le tableau de suivi des réceptions, identifie l'OA correspondant et demande rapprochement aux équipes comptables.

-Traitement des archives dans le respect des procédures

Expérience confirmée en secrétariat administratif ou comptabilité
-Habituée aux environnements réglementés et au respect strict de procédures
-Excellente rigueur dans :
-La saisie de données
-L'archivage documentaire
-Le remplissage de tableaux de suivi
-Le suivi des demandes de paiement auprès de services comptables internes

-Maîtrise indispensable de l'environnement Google, notamment Google Sheets (Excel non utilisé)

Savoir-être et qualités personnelles

-Rigoureuse et organisée
-Curieuse, avec une forte capacité d'apprentissage et d'adaptation
-Communique efficacement, à l'écrit comme à l'oral
-Aime travailler en équipe, tout en étant autonome sur ses tâches