Assistante de formation (h/f)

- Assure le déroulement administratif des formations réalisées
- Communique efficacement avec les différents partenaires et acteurs du pôle GRETA
- Accueille et renseigne le public ;
- Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès.
- Réceptionne les appels téléphoniques, traite les mails et les transmet aux interlocuteurs demandés.
- Suivi administratif des prospects et renseignement et mise à jour du CRM de la structure.
- Gère le courrier entrant et sortant ;
- Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité.
Organisation et déroulement de la formation (cf. check list):
A l'ouverture :
- Convoque les stagiaires aux entretiens de sélection et aux informations collectives.
- Gère l'accueil administratif des stagiaires.
- Recueille et centralise les pièces constitutives du dossier d'inscription et aide le stagiaire à l'élaboration de son dossier,
- Saisit, édite et diffuse l'ensemble des documents de formation nécessaires aux stagiaires et à l'équipe pédagogique.
Pendant le déroulement de l'action :
- Effectue le suivi des présences et transmet les éléments aux différents financeurs et au service facturation ;
- Saisit des données dans les différents logiciels de suivi
- Collecte les heures des formateurs
- Inscrit les stagiaires aux examens ;
- Prépare les éventuelles sessions d'examens en collaboration avec le coordonnateur ;
- Traite les indicateurs globaux de satisfaction.
La fin de l'action de formation :
- Remet les attestations de fin de formation aux stagiaires.
- Suit par tout moyen (courrier, téléphone, mails) les stagiaires à la fin de formation 6 mois après
- Classe et archive les documents papiers et dématérialisés
Exigences du poste
- Maîtrise les techniques du secrétariat
- Maîtrise de l'expression écrite et orale, des techniques de communication, des règles de présentation des documents
- Maitrise des outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels internes
- Maîtrise la démarche qualité mise en place par le GIP FIPAN
- Connaissance de l'environnement de la Formation Continue
- Connaissance du réseau académique et de son offre de formation
- Connaissance des modalités de financement
- Rigueur, efficacité, capacité à communiquer
- Organisation, gestion des urgences
- Réactivité, autonomie, aptitude au travail d'équipe
- Confidentialité et loyauté