Adjoint administratif - bureau des entrées sud - h/f

Description :

I. PROFIL DE POSTE – DIRECTION DE LA CLIENTELE

Adjoint Administratif affecter à l’accueil et la régie TV de l’Hôpital Sud (poste à 100%).
La direction de la clientèle est en charge de la fonction accueil, facturation, recouvrement. Elle est constituée de neuf
secteurs dont six bureaux des entrées et intervient sur les différents sites géographiques du CHU Grenoble-Alpes.

II. LIEU D’EXERCICE

Secteurs : BDE de l’Hôpital Sud
Unité ou secteur concerné : Bureau des Entrées.
Domaine : Accueil des patients admis en hospitalisation ou en soins externes sur le site Sud.

III. EXIGENCES INSTITUTIONNELLES ET RELATIONS DE TRAVAIL

Exigences institutionnelles : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et
au respect des règles de confidentialité. Il peut être mobilisé en cas de déclenchement du plan blanc ou d’afflux massif
de victimes.
Relations fonctionnelles : L’adjoint administratif hospitalier est rattaché directement à l’adjoint des cadres hospitaliers
de son secteur et au responsable du Bureau des entrées.
Relations professionnelles :
 Relations fonctionnelles internes :
 Relations avec les services de soins et les services médicotechniques ;
 Relations avec la Direction des services numériques (DSN) éventuellement ;
 Relations avec les assistantes sociales ;
 Relations avec les services de la logistique.
 Relations fonctionnelles externes :
 Relations avec les caisses d’assurance maladie
 Relations avec les Mutuelles
 Relations avec les compagnies d’assurance
 Relations avec les employeurs
 Relations avec la Trésorerie du CHU Grenoble Alpes (Trésorerie hospitalière du Sud Isère)
 Relation avec la Direction de la Clientèle.

IV. DEFINITION ET ACTIVITES RELATIVES AU POSTE

L’agent connaît les règles de fonctionnement de son Service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion
professionnelle à observer à l’égard des patients, mais également sur toutes les missions qu’il est amené à réaliser dans
le cadre de ses fonctions. Il assure l’accueil des patients ainsi que des accompagnants. Il enregistre des informations sur
un poste informatisé et peut se référer à son cadre de proximité en cas de difficultés. L’agent connait les enchainements
du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les
informations, les contrôle et sait alerter en cas d’anomalie (voir référentiels documentaires).
 Accueil des hospitalisés, des consultants, des familles et des ambulanciers privés et sapeurs pompier.
 Constitution du dossier administratif (identification du malade : recueil et scan des pièces justificatives ;
couverture santé : recueil et scan de pièces justificatives)
 Gestion du dossier pour facturation : se conformer aux règles particulières de prise en charge en s’assurant
d’une saisie exhaustive des informations sur le logiciel Pastel.
Les activités spécifiques au poste :
La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes :
 Accueil / orientation générale des patients :
- Accueillir et orienter les patients, les familles et les accompagnants.
- Donner une excellente image de marque de l’établissement.
- Réceptionner les appels téléphoniques ayant pour objet de situer un patient dans l’Établissement,
mettre en relation le demandeur et l’unité de soins concernée, tout en observant les règles de discrétion
professionnelle.
- Saisie des informations :
 Maîtrise du logiciel d’admission des patients, rapidité d’exécution et qualité du travail
 Recueil /collecte / vérification/ enregistrement dans les systèmes informatiques hospitaliers SIH
des données :
 Identité complète patient,
 Médecin traitant,
 Personnes de confiance, contacts à prévenir,
 Numéros de téléphone,
 Adresse de courrier électronique,
 Etc.
- Connaissance du schéma de facturation et de recouvrement pour les soins externes et les
hospitalisations et des règles de financement des établissements de santé :
 Traitement des rejets B2, du contentieux.
 Redressement des dossiers facturés.
 Gestion des dossiers des hébergés (EHPAD, LS, SSR gériatrie).
 Saisie des éléments variables de facturation.
 Contrôle de la facturation.
 Facturation des prestations des laboratoires du CHUGA pour les Etablissements de Santé et les
laboratoires extérieurs.
- Connaissance du circuit de l’information : du Bureau des Entrées vers les partenaires (Services de soins,
CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale) ;
- Connaissance de l’environnement informatique.
 Mandataire préposé à la régie :
- Assurer la collecte des paiements pour les soins externes et les loyers.
- Etablir des bilans financiers réguliers, en s’assurant de l’exactitude des montants encaissés.
- Émettre et superviser la facturation des frais liés à la mise à disposition des téléphones et des télévisions.
- Vérifier la conformité des factures avec les dispositions tarifaires en vigueur.
- Gérer l’inventaire des équipements tels que les...