Gestionnaire administratif du personnel des offices (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Restauration scolaire et collective, le service de la prestation des offices a pour mission de gérer le personnel des cantines scolaires de la Ville de Nice.

Vous serez en charge de la gestion des accueils de loisirs, de la paie, de la veille juridique, de la formation professionnelle, des contrats et des demandes de CDD, du suivi quotidien des agents volants, de la gestion des conflits, des déplacements occasionnels sur sites, ainsi que de l’accueil physique et téléphonique du personnel des offices et de la délivrance des renseignements.

Vos missions principales seront :

* La gestion administrative du personnel des offices du secteur dédié :

1. La gestion de la paie :

- vous réceptionnerez, contrôlerez et saisirez les états de présence ainsi que les requêtes de paie des agents de votre secteur,

- vous vérifierez la conformité des états de présence des agents de ménage, en lien avec les économes,

- vous assurerez le suivi des heures non effectuées ou non déduites de la paie (récupérations, suivi dans le tableau de contrôle),

- vous réaliserez les attestations d’heures pour les vacataires et agents non titulaires.

2. La gestion des absences et des accidents de travail :

- vous assurerez la gestion administrative des arrêts maladie et des accidents du travail de votre secteur,

- vous préparerez les éléments nécessaires aux enquêtes sur les accidents du travail et maladies professionnelles, en lien avec la responsable RH des offices,

- vous accueillerez et informerez les agents victimes d’un accident du travail,

- vous établirez les déclarations d’accident et les triptyques selon la procédure en vigueur (transmission sous 48h à la DRH),

- vous enregistrerez les données dans le tableau d’analyse des accidents du travail et informerez votre hiérarchie,

- vous gérerez l’affectation quotidienne des agents volants (ASEA) pour les remplacements dans les différents secteurs.

3. La gestion des courriers du personnel :

- vous assurerez la gestion administrative des demandes (disponibilité, congés exceptionnels, congé parental, etc.),

- vous tiendrez à jour le tableau des entrées et sorties du personnel de votre secteur,

- vous transmettrez les dossiers validés à la DRH (scan, envoi et classement dans le dossier de l’agent),

- vous rechercherez et mettrez à jour les informations relatives aux prolongations ou reprises d’activité,

- vous informerez quotidiennement votre hiérarchie des difficultés rencontrées par les agents ou les structures,

- vous trierez et diffuserez les courriers internes destinés aux agents.

4. La tenue des dossiers du personnel :

- vous assurerez le suivi des manières de servir, des mises en stage et du classement des documents dans les dossiers agents,

- vous enregistrerez les informations dans les fichiers de suivi et transmettrez les originaux à la DRH,

- vous traiterez les fiches d’aptitude, de reclassement et d’aménagement de poste, en assurant leur classement et leur suivi,

- vous suivrez les cumuls d’emploi et les consignerez dans le tableau de suivi,

- vous consoliderez les tableaux de grève de votre secteur, réaffecterez les agents disponibles et saisirez les grévistes dans le logiciel RH,

- vous contrôlerez et ajusterez les horaires de travail des offices, en assurant leur classement dans les dossiers correspondants,

- vous élaborerez et mettrez à jour les calendriers annuels de travail (35h) en lien avec les accueils de loisirs et les états de présence.

5. La gestion des affectations et des formations :

- vous collecterez et vérifierez les vœux d’affectation des agents pour les périodes extrascolaires,

- vous établirez et diffuserez les plannings d’affectation, en lien avec les gestionnaires RH si nécessaire,

- vous assurerez le suivi des formations et leur classement dans les dossiers du personnel.

6. L'accueil et l'orientation du personnel :

- vous accueillerez et renseignerez les agents (physiquement et par téléphone),

- vous orienterez les demandes vers les bons interlocuteurs et assurerez la transmission des informations au sein de l’équipe,

- vous effectuerez un reporting régulier auprès de la responsable du personnel des offices.

Missions spécifiques du poste :

7. La gestion des accueils de loisirs :

- vous planifierez de manière autonome les affectations de l’ensemble des agents, en lien avec la responsable du personnel des offices (économes et préparatrices),

- vous vérifierez les besoins en effectifs avec les chefs de secteur et assurerez le suivi des modifications,

- vous contrôlerez la cohérence des besoins en personnel en fonction des effectifs repas transmis par la cuisine centrale,

- vous élaborerez et diffuserez les plannings d’affectation,

- vous suivrez les heures attribuées afin d’équilibrer la répartition sur l’année, selon la disponibilité des agents,

- vous gérerez les recensements des agents de restauration à partir des listes transmises par le service Éducation, en assurant la mise à jour du tableau de suivi, l’envoi des convocations et le traitement des retours,

- vous gérerez la distribution des badges et des tickets restaurants (ou cartes de tickets) lors des grands ménages.

8. La gestion des remplacements et des affectations :

- vous organiserez les remplacements dans les offices et traiterez les demandes de changement d’établissement en lien avec les besoins du terrain et les arbitrages décidés,

- vous participerez à la réaffectation des agents en difficulté et à la restructuration des équipes, en tenant compte des contraintes et aménagements de postes,

- vous préparerez chaque rentrée scolaire (petites et grandes vacances) en matière de recrutement et d’affectation des agents, notamment pour les nouveaux contrats vacataires.

9. La gestion administrative du personnel :

- vous assurerez le suivi des demandes de remplacement, la saisie nominative dans les tableaux de suivi et la transmission des demandes de contrats CDD à la DRH,

- vous établirez les fiches de mobilité interne ou de réaménagement d’horaires, en coordination avec les économes et les chefs de secteur,

- vous suivrez les ratios de fonctionnement et apporterez un appui sur les questions de paie en cas d’absence des gestionnaires.

10. Les évaluations et le suivi disciplinaire :

- vous participerez à la mise en œuvre des évaluations annuelles du personnel des offices : vérification des affectations hiérarchiques, saisie des objectifs généraux, transmission au service des effectifs,

- vous rédigerez, si nécessaire, des rapports motivés et préparerez les dossiers de recadrage ou de sanction disciplinaire en lien avec la hiérarchie,

- vous contribuerez à la résolution des incidents ou problèmes rencontrés dans les offices (accidents, discipline, conflits…).

Vos missions occasionnelles :

- vous participerez à l’organisation logistique de réunions (pré-rentrée des économes, réservation de salles, convocations, émargements),

- vous assurerez la veille juridique et sociale liée à la gestion du personnel,

- vous tiendrez à jour les adresses professionnelles des agents de votre secteur et réaliserez des tâches de secrétariat ponctuelles,

- vous centraliserez les données liées aux grèves et réaliserez les statistiques correspondantes,

- vous rédigerez des notes et des courriers administratifs,

- vous mettrez en place et tiendrez à jour des tableaux de bord de suivi d’activité,

- vous participerez activement à des réunions de travail et en assurerez le suivi administratif.

11. La gestion des agents volants :

- vous recenserez quotidiennement les absences du personnel,

- vous affecterez chaque matin les agents volants remplaçants (agents de restauration ou aides de cuisine) selon les besoins et leurs compétences,

- vous enregistrerez les absences et assurerez le suivi des remplacements effectués.

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 5

- Accès Tramway T3 : Arrêt "les Arboras"

- Possibilité de stationnement gratuit : OUI

- Temps partiel possible : NON

- Travail en open-space : NON

- Accessibilité PMR : NON

- Télétravail : NON

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à Bac des ressources humaines et/ou de gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :

- vous maîtrisez la gestion statutaire du personnel et veillez à rester informé des évolutions législatives et réglementaires,

- vous savez conduire les procédures administratives liées à la gestion du personnel et en assurer le suivi,

- vous disposez d’une bonne maîtrise des techniques d’entretien professionnel,

- vous savez rédiger des documents courants en respectant un certain formalisme,

- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

- vous possédez des qualités rédactionnelles d'analyse et de synthèse,

- vous avez un bon sens relationnel et êtes disponible,

- vous êtes capable de travailler en équipe et en transversalité avec différents services.