Fonctionnaire ou contractuel officier d'état civil

DESCRIPTIF DU POSTE ◊ Mission principale du service : Accueillir, orienter, renseigner et conseiller le public sur les diverses activités, missions et services de la commune. Réaliser toutes les opérations relatives à l’état-civil, à l’identité, la nationalité et les élections. ◊ Positionnement hiérarchique du poste dans l’organigramme du service : Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Service des Affaires Générales. ● Mission(s) du poste : - Accueillir et renseigner le public concerné par les demandes d’état civil sur place ou par téléphone et par voie dématérialisée. - Réaliser et délivrer les documents administratifs propres à l’Etat Civil. - Aide à la gestion des procédures électorales et à l’organisation des élections. - Assurer la liaison avec les institutions extérieures. ● Activités classées en fonction des missions du poste : 1/ Accueil, réalisation et délivrance des documents administratifs - Rédige les actes courants d’état-civil et les délivre, - Reçoit les usages pour l’établissement d’actes d’état-civil, - Participe aux passeports et CNI (instruction, délivrance et destruction), - Instruction des dossiers de PACS, de mariage, de changement de prénoms et de nom issu de la filiation, baptêmes civils, - Instruction des demandes d’attestation d’accueil, - Reçoit les usagers pour l’établissement d’actes d’état civil - Gestion du cimetière : achat et renouvellement des concessions, vérification des dossiers d’inhumation et exhumation. 2/ Gestion de la liaison avec les institutions extérieures - Assure les tâches transférées du tribunal judiciaire (changement de prénoms et modification des erreurs lors de l’établissement des actes), - Réalise le recensement des jeunes pour la JDC. 3/ Gestion des procédures électorales - Aide à l’organisation matérielle et administrative les élections, - Assure le bon déroulement des commissions électorales. 4/ Recensement annuel de la population - Est désigné une année sur deux en tant que coordonnateur communal adjoint PROFIL RECHERCHÉ ● Compétences et aptitudes requises sur le poste : ◊ Compétences techniques : - Savoir accueillir le public - Savoir renseigner sur les actes d’état-civil et les établir - Savoir accueillir les familles endeuillées - S'exprimer clairement - Reformuler les demandes - Adapter le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous - Savoir travailler en équipe ou en transversalité - Savoir diffuser l’information - Maîtriser l’utilisation des logiciels du Pack Office, et de logiciels spécifiques - Savoir mettre en forme et présenter des courriers et des dossiers - Savoir planifier, organiser et hiérarchiser son travail - Savoir vérifier la validité des pièces d’un dossier ◊ Connaissances : - Base juridique des actes administratifs et d’état civil (IGREC) ◊ Qualités : - Goût du contact - Discrétion et sens de la confidentialité - Amabilité et politesse - Patience et écoute - Présentation, tenue - Rigueur et organisation - Polyvalence - Ponctualité. ● Relations professionnelles et conditions d’exercice du poste : ◊ Interlocuteurs internes et externes : - Contacts directs avec le public - Relations fréquentes avec les institutions et les services extérieurs : Préfecture, pompes funèbres, Tribunal administratif, Police, etc… ◊ Conditions d’exercice : - Horaires d’ouverture de la Mairie et permanence le samedi matin par roulement. - Délégation de signature pour certains actes administratifs ◊ Cadre d’emplois : - Adjoint administratif ◊ Diplômes requis : - Pas de diplôme requis, mais une étude peut être effectuée dans le cadre d’une démarche métier, un statut de fonctionnaire titulaire est cependant nécessaire. ◊ Moyens : - Matériel informatique - Logiciels de gestion (CIRIL, LOGITUD, COMEDEC, GESCIME et REU) - Photocopieur multifonctions - Destructeur de Cerfa