Poste vacant d'Assistant(e) de Direction à pourvoir à temps plein dès que possible (au plus tard au 15 juin 2026) en Contrat à Durée Déterminé renouvelable, au sein de la Direction du Patrimoine, des Achats et des Ressources Matérielles (DPARM) à 50%, et de la Direction des Services Numériques et des Ressources Biomédicales (DSNB) à 50%.
Présentation
Au sein d’un secrétariat de direction mutualisé, l’Assistant(e) de Direction est au service de plusieurs membres de l’équipe de direction.
Le secrétariat de direction mutualisé est composé de 2 pôles, l’un constitué de 3 assistantes et à vocation générale, financier et économique, l’autre constitué de 2 assistantes et à vocation ressources humaines, médico-soignant et générale. La collaboration entre ces 2 entités est un principe de fonctionnement permanent. Chacun des deux pôles de secrétariat est ouvert de 9H à 12H30 et de 13H à 17H. Une permanence, sans interruption, de l’accueil physique et téléphonique est assurée en continuité de 8h30 à 18h00 pour le secrétariat de Direction Générale. Un roulement de présence sur la première et/ou la dernière borne horaire reposent au total sur les 5 assistantes.
Chaque poste comporte des particularités qui sont fixées dans chacune des fiches de postes qui ne font pas obstacle à une nécessaire polyvalence pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la Direction.
Activités principales
* Organiser le traitement priorisé, la circulation et le classement de l’information (écrite, orale, téléphonique ou provenant de la messagerie).
* Contribuer à l’organisation du travail au sein des 2 directions : assistance à la planification, à la préparation et au suivi des réunions ou instances, optimisation de la gestion d’agenda des directeurs et de l’encadrement, en lien avec les services des directions (blanchisserie, restauration, département achats-logistique, département patrimoine et travaux, biomédical, système d’information).
* Elaborer le calendrier de travail annuel des directions et planifier les réunions récurrentes.
* Assurer le secrétariat des réunions d’encadrement, de la coordination des Investissements et de la commission de développement durable par les directeurs.
* Rédiger des notes, des procédures, des conventions relatives à son domaine de compétences.
* Elaboration, suivi d’outils de gestion et communication aux interlocuteurs des deux directions : calendrier des opérations et projets des deux directions, recensement des investissements d’équipements et travaux, appui auprès de l’encadrement pour le suivi du plan pluri annuel des investissements.
* Coordonner les réponses des deux directions aux sollicitations institutionnelles (rapport d’activité, plan de formation…) et des tutelles.
* Coopérations logistiques : piloter la mise à jour des conventions de prestation et de coopération avec les partenaires externes (blanchisserie, magasinage, restauration, laboratoire, …), organiser les revues annuelles de convention, assister le directeur dans les démarches d’intégration de nouveaux clients
* Pôles : planifier l’organisation des réunions des trios de pôle, des bureaux de pôles (invitation, ordre du jour, supports), des conférences de pôles (invitation, déroulé de la journée)
* Assurer le secrétariat des cellules de crise en collaboration avec l’ensemble des assistantes de direction en cas de nécessité, et assurer le relai des informations urgentes auprès des cadres des deux directions.
Activités mutualisées (sur les périodes de congés)
* Gestion des agendas et des boites courriels,
* Assurer le secrétariat et assurer le relai des informations
* Transmission des alertes diverses (fugues, médicaments, météorologie…)
* Gestion des 4 logements mis à disposition rue Jean de Neyman
* Procédure d’alerte dans le cadre des prélèvements d’organes
* Gestion du planning de réservation de salles de réunion du 4ème étage
Relations professionnelles
L’équipe de Direction
Les assistant(e)s de Direction
L’encadrement et l’ensemble des agents des 2 directions.
Les partenaires extérieurs.
Particularités du poste
-Assurer un trinôme avec l’assistant(e) de la Direction Générale et l’assistant(e) des Affaires Financières-Affaires Générales et Patientèle, suppléer à leurs absences et assurer la continuité de présence selon planning sur l’amplitude actuelle 8h30-18h du lundi au vendredi
-Contraintes de calendrier selon les réunions organisées et la planification des congés des assistant(e)s.
Lieu d’exercice des fonctions
Centre Hospitalier de Saint Nazaire
Précisions sur le poste
* 37h30/semaine avec 14 jours de RTT
* Participation à la permanence du secrétariat de la Direction Générale avec les 4 autres assistantes selon le roulement
* Participation à la continuité de service du secrétariat de Directions sur les congés avec les 2 autres assistantes selon planning
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