Assistant d'appui de la coordination des formations doctorales h/f

Vos missions en quelques mots Objectifs : - Assurer le suivi administratif des doctorant.es inscrit.es sur le campus de Rennes à l’Institut Agro Rennes-Angers – de l’inscription à la soutenance - Pour les deux campus Rennes et Angers : consolider et mettre à jour le tableau de bord sur le doctorat de l’Institut Agro Rennes-Angers - Assister la directrice adjointe de la recherche en charge du doctorat. Activités : ‐ Etre la personne ressource des futurs doctorants et futurs encadrants h/f (réponses aux questions, accompagnement pour le montage de projets de thèse ‐ Examiner, en lien avec les écoles doctorales, la recevabilité des dossiers d'inscription (diplôme d'accès, financement, membres Comité de suivi individuel (CSI), charte et convention de formation) en vue de l'autorisation d'inscription ‐ Faire le suivi et la gestion des inscriptions et réinscriptions des doctorant.es (frais d’inscription, carte d’étudiant, recevabilité des candidatures et renouvellement, suivi des CSI) ‐ Saisir et mettre à jour les données des doctorants h/f dans les bases de données ‐ Accompagner la mise en œuvre des contrats doctoraux avec les services de la DRH ‐ Faire le suivi, l’appui et la gestion des soutenances de thèse dans le respect de la réglementation et en fonction des différentes écoles doctorales. ‐ Suivi de la délivrance du diplôme de doctorat et édition (pour l’ensemble des doctorants h/f de l’Institut Agro Rennes-Angers) ‐ Gérer les dossiers spécifiques (césure, rédaction en Anglais, dérogation diplôme, abandon, …) ‐ Consolider les bases de données « doctorat » de l’Institut Agro Rennes-Angers ‐ Participer au suivi de carrière des docteurs h/f ‐ Accueil physique et téléphonique, correspondances (y compris électronique) ‐ Accompagnement logistique des doctorant.es non-inscrit.es présents sur site ‐ Classement et archivage de l’ensemble des documents ‐ Organisation des réunions de la Coordination des Formations Doctorales (agenda, réservation de salle, préparation des dossiers) ‐ Contribution à la mise en œuvre des nouvelles procédures ‐ Diffusion des informations relatives au doctorat auprès des unités, encadrants de thèses, Enseignant-Chercheur (EC), et doctorants h/f ‐ Suivi des campagnes d’attribution des allocations doctorales proposées à divers guichets (Conseil Régional de Bretagne notamment) : diffusion, collecte, suivi des dossiers sélectionnés ‐ Appui éventuel à l’organisation des formations doctorales sur site - Réalisation et suivi d’un tableau de bord des doctorants h/f non-inscrits à l’Institut Agro Angers-Rennes mais encadrés par un cadre scientifique de l’Institut Agro Angers-Rennes. Champ relationnel : L’emploi est localisé à Rennes. L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de Marilyne Huchet. Profil recherché ‐ Maîtrise des logiciels bureautiques et des outils de réseau électronique ‐ Maîtrise de l’utilisation de différentes bases de données ‐ Maitrise des techniques de restitution de transmission d’information écrites et orales – Filtrer, hiérarchiser et restituer les informations - Rédiger ‐ Compréhension et respect de la réglementation – Vérification de la conformité des procédures ‐ Avoir le sens de l’organisation : Maîtrise de la hiérarchie des urgences, anticipation et prise d’initiatives ‐ Travail en équipe et en réseau ‐ Accueil et écoute des usagers et des professionnels ‐ Relation de confiance avec la responsable et les différents acteurs ‐ Capacité à comprendre son environnement, et à travailler en réseau (inter-services au sein de l’Institut Agro Rennes-Angers, avec les différentes écoles doctorales, le collège doctoral de site, Agreenium) ‐ Autonomie dans les différentes tâches de la fonction ‐ Polyvalence ‐ Disponibilité ‐ Avoir le sens du relationnel Éléments de candidature Personnes à contacter marilyne.huchet@institut-agro.fr