Sous la responsabilité du Directeur Territorial des Solidarités, le référent administratif PMI / Enfance-Famille assure le suivi administratif des dossiers suivis par la PMI et des enfants confiés à l'ASE en collaboration avec le cadre de PMI, le cadre Enfance-Famille et leurs équipes.
Description
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public du Centre de Santé Sexuelle (CSS) et de la PMI.
Gérer la prise de rendez-vous pour les consultations infantiles, de puériculture et les actions collectives.
Saisir et mettre à jour les données dans HORUS et contribuer à la sécurisation des identités.
Instruire et saisir les demandes d'intervention TISF et aides ménagères dans SOLIS.
Réaliser les tâches de secrétariat : rédaction de courriers et notes, classement des dossiers.
Gérer la procédure administrative d'agrément PMI des assistants maternels via SOLIS ASSMA.
Envoyer aux familles les mises à disposition de grossesse et de naissance via HORUS.
Préparer et suivre administrativement les commissions de validation PMI et rédiger les comptes rendus de réunions.
Gérer les carnets de santé, participer au suivi des commandes et assurer l'archivage des dossiers médicaux.
Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier et assurer la transmission dématérialisée des pièces administratives.
Saisir, mettre à jour et fiabiliser les données relatives aux enfants confiés dans les logiciels métiers, y compris le suivi des mesures et des prises en charge TISF.
Assurer le classement, la tenue et l'archivage des dossiers administratifs, participer aux réunions et groupes de travail, et contribuer à la continuité du service par la suppléance et l'accueil du public.
Profil recherché
Titulaire d'un diplôme en assistanat médico-administratif, secrétariat ou gestion administrative, vous disposez de solides compétences en secrétariat, notamment en prise de messages, saisie et mise en forme de documents, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques et du logiciel SOLIS. Rigoureux, polyvalent et autonome, vous assurez le suivi administratif des dossiers avec méthode, en sachant hiérarchiser les priorités et apprécier le degré d'urgence des situations. Vous possédez de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles, vous permettant de garantir des échanges clairs et adaptés avec les usagers et les partenaires. Une connaissance de la législation, des dispositifs et des procédures départementales en matière de protection de l'enfance, ainsi qu'une bonne compréhension de l'environnement institutionnel et partenarial, sont attendues. Une expérience sur un poste similaire serait appréciée.
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