Secrétaire (h/f)

Description du poste :
Envie d'une expérience enrichissante dans le domaine du poids lourd ? Rejoignez notre concession moderne d'Appoigny !
Dans le cadre d'un remplacement pour départ en retraite, le Groupe LEFEVRE recherche son/sa futur(e) Secrétaire après-vente (F/H). Rattaché(e) à notre atelier, vous assurez un rôle central dans la bonne organisation administrative de ce dernier.
Votre quotidien s'articulera autour des missions suivantes :
1. Gestion administrative générale
Vous prenez en charge le traitement des mails, la diffusion des informations nécessaires et veillez au bon approvisionnement des fournitures courantes (bureau, café, consommables.).
2. Facturation & gestion des OR atelier
Vous réalisez la facturation régulière des ordres de réparation, en tenant compte des spécificités de chaque dossier.
Vous débitez les travaux extérieurs, établissez les garanties de paiement clients et procédez aux refacturations associées.
Vous préparez également les proformas et gérez la facturation des dossiers assurances pour la carrosserie de Pontigny (relations experts, demandes de prise en charge, constitution des dossiers).
3. Gestion des garanties, campagnes & dossiers techniques
Vous contrôlez et introduisez les garanties, CER et campagnes dans le DCE.
Une fois les prises en charge validées, vous assurez la facturation des dossiers correspondants.
4. Administration financière, comptabilité
Vous gérez chaque mois la facturation des contrats de maintenance DAF et préparez les contrats de maintenance Lefevre jusqu'à la première facturation.
Vous participez à la vie comptable du site via la saisie des factures fournisseurs.
5. Gestion des heures & suivi interne
Chaque lundi, vous établissez les feuilles d'heures : vérification, corrections éventuelles et distribution.
Vous produisez mensuellement le tableau des heures supplémentaires ITS pour la paie et veillez au suivi administratif des formations.
6. Suivi client & relations extérieures
Vous gérez les demandes de bons de commande pour certains clients, en préparant les proformas, en envoyant les demandes et en assurant les relances nécessaires.
7. Tableaux de bord & reporting
Vous éditez chaque mois les tableaux de rentabilité des contrats DAF et Lefevre, puis les transmettez à la direction.
→ Contrat de 35 ou 39 heures (à discuter ensemble) du lundi au vendredi.
Description du profil :
Pour réussir à ce poste, vous devez être :
- diplômé(e) d'une formation administrative, comptable ou gestion (Bac Pro, BTS ou équivalent).
- à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion (ERP, facturation, Excel).
- rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens des priorités.
- autonome dans la gestion de vos dossiers, tout en appréciant le travail en équipe.
- à l'aise dans les échanges avec les clients, les experts, les fournisseurs et les équipes internes.
- discret(ète), fiable et respectueux(se) de la confidentialité des informations traitées.
Une première expérience dans l'après-vente, l'automobile ou le poids lourd serait un réel plus.