Assistante administrative/juridique (h/f)

Les missions principales pour le poste Assistante administrative/juridique (H/F)

Mon client, dans le secteur du notariat recherche son assistante administrative et juridique à Paris.

Les missions seront:

Organisation & gestion d’agenda

1. Gestion autonome d’un agenda complexe
2. Priorisation et arbitrage des rendez-vous
3. Organisation et regroupement des signatures
4. Coordination avec les autres services de l’étude
5. Protection des plages stratégiques

Ouverture & préparation administrative

6. Ouverture administrative des nouveaux dossiers
7. Constitution du dossier numérique et classement initial
8. Envoi des premières demandes de pièces
9. Suivi des retours et relances
10. Saisie des données dans les outils internes de suivi
11. Préparation administrative des premiers rendez-vous

Gestion des dossiers

12. Suivi des pièces et complétude des dossiers
13. Relances clients
14. Demandes d’état civil, états hypothécaires...
15. Coordination avec les intervenants du dossier
16. Transmission sécurisée des informations nécessaires (RIB, documents…)
17. Préparation administrative des signatures

Formalités postérieures :

18. Envoi des actes signés aux clients
19. Notifications aux organismes concernés
20. Publicités légales
21. Suivi des formalités au greffe
22. Vérification de la complétude des formalités
23. Suivi des prestataires externes

Interface & organisation interne

24. Tri et priorisation des mails
25. Rédaction de réponses simples
26. Interface fluide entre les intervenants
27. Signalement des points sensibles
28. Contribution à la bonne coordination entre les services

LISTE NON LIMITATIVE

Le profil recherché

Vous disposez d'une expérience significative de 2/3 ans minimum en assistanat administratif, de direction ou juridique dans des environnements exigeants.

Si vous avez une expérience en étude notariale, ce serait un vrai plus.

Vous êtes adaptable, flexible, autonome et vous possédez un très bon relationnel.

Votre sens du rédactionnel, votre adaptabilité et votre sens de la confidentialité sont des éléments nécessaires au poste.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack office.

Vous avez le gout du travail en équipe, vous êtes stable et sérieuse.

salaire: 30/33k€

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