Assistant administratif - plateformes technologies h/f

Référence 2025-16112 Date de début de diffusion 14/11/2025 Date de parution 14/11/2025 Métier Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage) Intitulé du poste Assistant administratif - Plateformes technologies H/F Missions/Activités L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans. Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur. Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : PF3PR, PFBMI, PF Cristallographie et PFIA. Activités : - Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien - Etre le relais d'information au sein du service - Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques - Relire et mettre en forme des documents - Mettre à jour les pages web - Organiser les réunions - Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener - Organiser et gérer les missions et les déplacements - Mettre à jour les listes de diffusion - Gérer les notes de frais - Participer à l'organisation d'évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours) - Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages) - Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies - Préparer et suivre le budget de l'entité et/ou des projets - Passer des commandes, assurer le suivi - Facturer des prestations de service - Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées) Activités communes au Pôle administratif : Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications) Profil ✅ Profil : Formation de type BTS Assistant manager ou bac 2 de type gestion administrative ou apparenté, vous avez une expérience réussie sur une fonction similaire - Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Word, Outlook, Excel, Teams) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web) -Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe). Aptitudes personnelles : - Capacité à travailler en équipe - Sens du service, écoute active - Capacité d'adaptation et de flexibilité - Rigueur et réactivité - Proactivité - Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités). Vos conditions et environnement de travail : Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus) Type de contrat Contrat à durée déterminée Durée du contrat intérim 3 mois Temps de travail Temps plein Travail le we Non Astreintes Non Déplacements Pas de déplacements Critères candidat Niveau d'années d'expérience souhaitée 3 à 5 ans Niveau d'étude souhaité Bac 2 Diplôme souhaité Bac2 Filière souhaitée Assistanat Certification ou habilitation requise Aucune Compétences linguistiques Anglais (B2 - Opérationnel) Localisation du poste France, Paris Lieu Paris 15ème - Métro Pasteur Poste à pourvoir le 05/01/2026