Chef du service des diplômes (réf. 44381) f/h

Fonctions : Chef / Cheffe du service des Diplômes
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J - Gestion et pilotage scolarité


Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

A pourvoir du 1er novembre 2025.



Missions :

* Informer le public des conditions d’obtention des diplômes et certificats
* Organiser l’activité du service, fixer les critères de priorité de gestion des demandes
* Élaborer les indicateurs relatifs aux diplômes et assurer leur suivi
* Développer les voies d’amélioration de la qualité du service rendu aux étudiant(e)s, tout en simplifiant les procédures
* Garantir l’authenticité des documents édités, la conservation et la sécurisation du matériel utilisé ainsi que des données relatives aux étudiant(e)s
* Coordonner les moyens humains et matériels affectés au service
* Mise en œuvre du nouveau décret relatif à l’édition des diplômes



Activités principales :

* Reconstituer les cursus, par des recherches sur Apogée, dans les archives, auprès des interlocuteur(trice)s des composantes de la faculté et des services compétents (services de l’offre de formation et des applications de scolarité, des admissions et des inscriptions administratives, des examens, des doctorats, de la recherche
* Assurer la sécurité des fonds et des signatures électroniques, la gestion du matériel et des consommables sécurisés
* Mettre à jour l’information sur le site institutionnel en transmettant la demande au service de communication
* Encadrer les agents titulaires ou non et en assumer la gestion RH : suivi des congés, des formations, répartition des tâches et organisation du service



Encadrement : OUI
Nb agents encadrés par catégorie : 2 C et éventuel(le)s vacataire(s)


Connaissances transversales requises :

* Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
* Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle étendu à la scolarité dans son ensemble



Savoir-faire requis :

* Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches
* Capacité d’analyse et de synthèse
* Maîtrise des techniques de communication orale et écrite



Savoir-faire :

* Utiliser Apogée, Word et Excel
* Proposer des ameliorations du service rendu aux étudiant(e)s



Savoir-faire transversaux :

* Informer et rendre compte à sa hiérarchie
* Rechercher l’information, la vérifier et la classer
* Travailler en collaboration avec les interlocuteur(trice)s internes et externes
* Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée



Savoir être :

* Autonomie, méthode et rigueur dans l’application des règles et des procédures
* Sens de l’organisation et de la coordination
* Aptitude à travailler en équipe
* Disponibilité, discrétion et confidentialité
* Sens du contact et des relations humaines


Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr



Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr



Le poste est dédié à la DEVE (Direction des Etudes et de la Vie Etudiante), à la direction adjointe en Formation et Scolarité.
La direction adjointe Formation et Scolarité est en relation étroite avec la Vice-Doyenne Formation et Scolarité, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle (DFTLV) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés.
Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DEVE pour l’utilisation des applications satellites du Système d’Information Étudiant (Apogée) de l’université.

Le service des Diplômes a pour mission de garantir et délivrer les diplômes nationaux (Licence et Master et diplômes intermédiaires, DEUG et maîtrise), les annexes descriptives aux diplômes, les diplômes d’université (DU), les certificats (PIX, C2I et CLES), duplicatas et attestations de diplômes.
Il assure une veille réglementaire, contrôle son application lors de la délivrance des diplômes (règles nationales et Modalités de Contrôle des Connaissances) et atteste de l’authenticité des diplômes.


Localisation : Site de la Sorbonne - 1 rue Victor Cousin – 75005 Paris