Rattaché-e au dirigeant, l'Assistant-e administratif-ve & RH assure la gestion quotidienne des activités administratives, sociales et comptables de l'entreprise.
Il veille à la bonne organisation interne, au suivi des obligations légales et à la fluidité des échanges entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes (experts-comptables, organismes sociaux, fournisseurs, etc.). Ce poste polyvalent participe activement au bon fonctionnement de la structure.
Responsabilités clés :
Gestion des Ressources Humaines
-Assurer le suivi administratif du personnel : contrats, avenants, dossiers salariés, congés, absences, arrêts maladie
-Gérer les éléments variables de paie (heures supplémentaires, primes, absences, congés)
-Organiser le suivi des visites médicales, de la mutuelle et de la prévoyance
-Participer à la rédaction, la mise à jour et la diffusion des règles internes (règlement intérieur, procédures RH)
-Contribuer à l'intégration des nouveaux employés (documents, matériels, onboarding)
Relations avec les organismes sociaux et partenaires externes
-Être l'interlocuteur privilégié de l'URSSAF, des caisses de retraite, de la mutuelle, de la médecine du travail, etc
-Gérer les échanges avec les prestataires de services (assurance, maintenance, etc.)
-Veiller au respect des obligations légales et sociales de l'entreprise
Administration générale et gestion des locaux
-Gérer l'administration des biens et contrats (baux, assurances, fournisseurs, abonnements, entretien)
-Commander les fournitures de bureau et assurer la bonne tenue des espaces de travail
-Suivre les assurances et sinistres éventuels
-Assurer le courrier entrant/sortant, l'accueil et la gestion documentaire (classement, archivage numérique et papier)
Support aux employés et à la direction
-Assurer le soutien logistique et administratif quotidien des équipes (voyages, notes de frais, réservations)
-Être interface entre la direction et les collaborateurs, garantissant une bonne communication interne
-Aider à la préparation des réunions (documents, comptes rendus, ordres du jour)
-Traiter certaines demandes administratives ou opérationnelles à la place du dirigeant
Suivi comptable et fournisseurs
-Saisir et suivre les factures fournisseurs et clients, en lien avec l'expert-comptable
-Vérifier la cohérence des écritures (montants, dates, TVA, numérotation)
-Participer au suivi budgétaire, aux règlements et aux relances
-Collaborer avec l'assistant logistique sur le suivi des commandes et des paiements fournisseurs
-Préparer les éléments pour les clôtures comptables mensuelles et annuelles
Suivi administratif et pilotage
-Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents légaux et contractuels
-Maintenir un tableau de bord administratif et RH à jour
-Participer à la mise en place d'outils numériques (ERP, CRM, outils de suivi de temps, etc.) pour fluidifier la gestion interne
-Être force de proposition sur les solutions de simplification et d'automatisation des processus
Compétences requises :
Techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Google Workspace, PDF, Word, Drive ou environnement Apple).
Notions de base en comptabilité, droit social et gestion RH.
Connaissance d'un logiciel de paie ou d'un ERP de gestion
Bonne culture administrative et rigueur documentaire
Organisationnelles :
Sens aigu de la priorisation et de la confidentialité
Grande rigueur et autonomie dans le suivi des dossiers
Capacité à travailler en parallèle sur plusieurs sujets variés
Relationnelles :
Excellente communication écrite et orale
Diplomatie, discrétion et sens du service
Esprit collaboratif et réactivité face aux besoins des équipes
Profil recherché :
Formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, RH, comptabilité ou équivalent
Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire en PME ou environnement technique
Idéal pour personne proactive
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