Assistant.e de direction - gect eurodistrict strasbourg-ortenau agglo de coopération territoriale (h/f)

Référence CSP: O067251/216001505
Sous l’autorité de la Secrétaire Générale de l’Eurodistrict, l’agent.e assure l’assistance opérationnelle et administrative du Secrétariat Général, dans un contexte franco-allemand, en garantissant la bonne coordination des activités, la communication interne et externe, ainsi que la logistique quotidienne du siège.

I. ASSISTANCE ET SECRÉTARIAT BILINGUE FRANCO-ALLEMAND
- Gestion de l’agenda, des rendez-vous et du téléphone de la Secrétaire Générale.
- Préparation et suivi administratif des rendez-vous et déplacements de la Secrétaire Générale (recherches, réservations, notes de frais, etc.)
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents, courriers et comptes rendus (en français et en allemand).
- Relations régulières avec les administrations, partenaires institutionnels, agents et prestataires.
- Gestion et mise à jour des bases de données (partenaires, institutions, contacts).
- Classement, archivage physique et numérique des dossiers.
- Rédaction et suivi de procédures internes.
- Organisation et planification des réunions d’équipe (réunions hebdomadaires, sorties, repas de Noël, etc.).

II. ACCUEIL ET INFORMATION BILINGUE FRANCO-ALLEMAND
- Accueil physique et téléphonique (français / allemand).
- Gestion du standard (appels entrants, répondeur, orientation des interlocuteurs).
- Renseignement du public sur l’Eurodistrict et ses activités.

III. COURRIER ET CORRESPONDANCE BILINGUE FRANCO-ALLEMAND
- Réception, tri, distribution et envoi du courrier entrant et sortant.
- Suivi des échanges avec la navette E.M.S et coordination avec la Direction pour les envois sensibles.

IV. LOGISTIQUE
- Préparation logistique des réunions internes (salles, matériel, café, traduction, etc.).
- Gestion des stocks de fournitures et matériel : commandes, devis, suivi des factures.
- Gestion du matériel partagés et suivi des prêts de matériel (casques, équipements divers) : vérification, suivi documentaire et retour.
- Gestion des boissons

V. GESTION DES LOCAUX
- Interface avec le bailleur (Wohnbau) pour toute question relative aux locaux.
- Suivi du service de ménage (planning, besoins, produits de nettoyage).
- Coordination des interventions techniques (maintenance, climatisation, extincteurs, luminaires).
- Suivi du service de mobilité (Stadtmobil – carsharing).

LIEU DE TRAVAIL : KEHL - ALLEMAGNE