DEFINITION DES TACHES
Au sein de ce grand cabinet d'avocats international, vous serez en charge de travailler en collaboration avec la Responsable de la réception et vous superviserez une équipe de réceptionnistes. Vos principales missions seront les suivantes :
* Supervision d'une équipe d'environ 7 réceptionnistes pour assurer un accueil professionnel et chaleureux ;
* Accueil physique des associés, du personnel et des clients avec courtoisie et efficacité ;
* Accueil et gestion des prestataires et coursiers ;
* Gestion du standard téléphonique, transfert des appels et prises de messages précis ;
* Réservation des salles de réunion et des commandes des repas ;
* Participation à l'organisation de cocktails et d'autres événements ;
* Réservation de taxis ;
* Gestion du back office incluant la gestion des stocks et des commandes ;
* Préparation de présentations ;
* Gestion de la facturation et du contrôle des factures/commandes pour assurer l'exactitude et la conformité ;
* Maintien d'un service haut de gamme de qualité ;
* Développement continu des procédures pour optimiser l'efficacité et la satisfaction client.
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