RESPONSABILITÉS :
Le poste est basé à Vitry
Accueillir, informer et orienter les étudiants, les enseignants permanents et vacataires, les professionnels et les fournisseurs. Gérer et traiter les informations écrites (courriers, messagerie), orales (téléphone) et par affichage.
Activités essentielles :
Gestion pédagogique et suivi de la scolarité des étudiants. Ce domaine d'activité est en relation avec les étudiants.
• Participer au recrutement des étudiants ( planification des entretiens Parcoursup)
• Préparer les différents documents de la rentrée
• Suivi de l'inscription des étudiants
• Réceptionner et reproduire les sujets de DS
• Collecter les absences des étudiants
• Classer et archiver les documents administratifs et pédagogiques de l'année
• Etablir les conventions de stages, en gérer le suivi et préparer les soutenances de stage
Gestion des dossiers des enseignants vacataires :
• Contribuer à la constitution des dossiers vacataires
• En assurer le suivi et si besoin relancer les vacataires
• Vérifier les dossiers avant de les envoyer à Créteil
Gestion administrative :
• Ce domaine varie avec les besoins du jour
• Commander et gérer les matériel de fourniture de bureau
• Diffuser des informations internes en relation avec le fonctionnement de l'unité
• Participer au déroulement des élections ( Conseil départementale, IUT ou Université)
• Etablir des documents administratifs ( certificats de scolarité, attestation)
• Remise de bulletins de notes
• Participer à la collecte de la taxe d'apprentissage.
• Classer et archiver les documents
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoirs généraux:
• Notion de base de techniques de communication
• Connaissances générales de techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Notions de base du domaine concerné
Environnement professionnel:
L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
Savoir-faire opérationnels:
• S'exprimer oralement ou par écrit
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales ( électroniques, téléphones...)
• Utiliser les outils bureautiques
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte
• Compréhension écrite et orale en anglais ( ou une autre langue étrangère) de niveau 1 pour les composantes disposant d'une structure relations internationales
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