Assistant de direction charge de l’assemblee deliberante du centre communal d’action sociale

Vos missions en quelques mots Dans le cadre du Centre Communal d’Action Sociale, l’agent assure les missions d’assistant de direction de l’administration générale Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) Gestion des actes administratifs et de l’instance délibérante : - Assurer la gestion des actes administratifs du CCAS (hors arrêtés ressources humaines) - Rédaction, suivi et sécurisation juridique - Participer à la rédaction des rapports et projets de délibérations en lien avec les services - Organiser les séances du Conseil d’administration : préparation des dossiers, envoi des convocations, coordination logistique - Assister aux séances et assurer la rédaction des délibérations et procès-verbaux - Suivre l’exécution des décisions et la gestion des dossiers afférents aux actes administratifs - Réaliser les télétransmissions au contrôle de légalité et assurer la publication des actes - Créer, tenir et mettre à jour les registres réglementaires - Assurer une veille juridique et réglementaire Appui à la Direction : - Assister la direction dans la gestion administrative quotidienne - Gérer l'agenda de la Direction et organiser les rendez-vous - Assurer le traitement du courrier entrant et sortant ainsi que la rédaction de courriers administratifs - Préparer et suivre des dossiers administratifs (subventions, cahier des charges, dispositifs…). - Rédiger les comptes rendus de réunions et suivre les décisions - Centralisation des éléments de salaires mensuels, des formations en lien avec les services du CCAS - Suivi des échéances contractuelles (RH, prestataires, réglementaire) Coordination du réseau administratif interne : - Animer et coordonner le réseau des assistantes administratives des différents services du CCAS - Organiser des réunions de coordination et des temps d'échange de bonnes pratiques - Veiller à l'harmonisation des procédures administratives - Assurer un rôle d’interface entre la direction et les services - Faciliter la circulation de l’information au sein du CCAS Pour l’ensemble des services du CCAS, l’agent est référent : - En matière d’archivage (papier et électronique) - D’hygiène et sécurité - Gestion Electronique des Correspondances - Ainsi que Délégué à la Protection des Données RGPD Relation usagers et continuité de service : - Contribuer à la qualité de service dans le cadre de la relation usager - Participe par roulement à l’accueil du CCAS en cas d’absence du chargé d’accueil. Sur l’ensemble de ses activités, l’agent assure le suivi statistique. Profil recherché CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE : - Maitrise indispensable des outils informatiques - A l’aise dans l’apprentissage de logiciel métier (AWS, Démat’doc, Idélibre, Sonate, pastel, webdelib) - Niveau de formation BAC 2 (BTS assistant de direction apprécié) - Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des instances territoriales• Connaissance du RGPD appréciée SAVOIR-ÊTRE : - Autonome et doté d'excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse - Rigueur et sens de l'organisation - Capacité d’organisation - Esprit d’analyse et de synthèse - Bon relationnel, pédagogue - Sens de la confidentialité