Assistant(e) administratif(ve) h/f

1) Gestion administrative de la circonscription

* Assurer la gestion du courrier : réception, tri, diffusion, suivi des réponses/relances.
* Réaliser des recherches documentaires, mettre à disposition des informations utiles et tenir à jour les ressources partagées.
* Coordonner l'archivage et veiller au respect des procédures et de la confidentialité.
* Assurer le lien avec la PMI centrale : transmissions, demandes, suivi des retours.
* Participer à la gestion du personnel : ordres de mission, frais de déplacements, suivi des plannings de présence/absences.
* Gérer les moyens logistiques : recueil des besoins, commandes, réception/contrôle, tenue et suivi des stocks.
* Appuyer le/la responsable de l'unité territoriale sur l'organisation administrative (procédures, circuits, outils de suivi, harmonisation des pratiques).

2) Suivi des certificats de santé et repérage des vulnérabilités (9e et 24e mois)

* Saisir les certificats de santé (8e, 9e, 24e mois) dans l'outil dédié.
* Mettre en oeuvre l'action de repérage des vulnérabilités : extractions HORUS, mise à jour des coordonnées, rappels aux parents, relances en cas de certificat non reçu, création et alimentation d'un fichier de suivi.

3) Secrétariat du/de la responsable d'unité territoriale

* Organiser et sécuriser les relations avec les partenaires internes/externes.
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires.
* Rédiger et mettre en forme notes, courriers, rapports et documents administratifs.
* Organiser les réunions et réaliser les comptes rendus ; participer aux réunions de circonscription et diffuser les éléments.

4) Secrétariat de la circonscription / protection de l'enfance

* Accueillir, écouter, informer et orienter les publics (parents, assistants maternels, jeunes, adolescents.).
* Gérer les dossiers assistants maternels et familiaux (IODAS) : instruction, traitement, suivi, dans le respect de la réglementation.
* Administrer assmat28 : suivi des capacités d'accueil (entrées/sorties).
* Organiser/participer aux RIPA ; mettre à jour les procédures.
* Recueillir, classer et transmettre les éléments relatifs à l'enfance en danger ; mise en forme des rapports d'évaluation.

Activités spécifiques

* Accueil MDSC : participation à l'accueil généraliste (3 demi-journées minimum/semaine, davantage si besoin).
* Consultations PMI : RDV, enregistrement HORUS, rappel 48h, calcul des échéances (calendrier vaccinal), courriers, numérisation/enregistrement, frappe des courriers du médecin.
* Sage-femme : RDV, enregistrement HORUS, numérisation fiches de liaison/résultats, mises à disposition, courriers.
* CSS : RDV (confidentialité/anonymisation), appréciation de l'urgence, présence en permanence, commandes
Le profil recherché correspond à un(e) agent administratif(ve) justifiant d'une expérience dans le domaine médico-social (PMI, santé, social, médico-administratif).
Vous êtes à l'aise avec l'accueil du public, aussi bien au téléphone qu'en présentiel, et savez gérer des situations parfois sensibles dans le respect strict de la confidentialité.
Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles, d'un réel soin apporté à la mise en forme des documents et d'une méthode de travail fiable pour assurer le suivi administratif.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes en capacité d'apprendre rapidement et d'utiliser des logiciels métiers tels que HORUS et IODAS. Rigoureux(se) et organisé(e), vous faites preuve de discrétion professionnelle, appréciez le travail en équipe et savez être autonome au quotidien.
* RTT
* CNAS
* Mutuelle/Prévoyance
* Prime annuelle
* Titres restaurant
* 25 CA et 14 RTT