Chargé.e de la logistique et de l'administration

I – PRÉSENTATION

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet du Recteur, le/la chargé.e de la logistique et de l'administration vient appuyer la gestion logistique et administrative des activités des services centraux de Paris (SCP). Il/elle assure une organisation optimale des SCP et un environnement de travail agréable.

II - PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion logistique

1. Organiser la logistique des événements internes et externes (traiteur, disposition des salles, rangement,

2. Gérer les interventions logistiques des SCP (demandes individuelles des en interne, suivi des travaux généraux des locaux, gestion des prestataires externes, réapprovisionnement, inventaire,

3. Coordonner et planifier les besoins en matériel et fournitures de bureau : gérer les stocks, faire l’inventaire, assurer l’approvisionnement des espaces communs, etc.


Gestion administrative

4. Assurer la réception physique et téléphonique (accueil des visiteurs, réception et transfert des appels,

5. Gérer le courrier (entrant, sortant, fax et envoi prioritaire)

6. Participer à l’élaboration, au contrôle et au suivi des lignes budgétaires

7. Assurer un suivi auprès des fournisseurs et traiter les factures dans le logiciel comptable

8. Veiller à offrir un environnement de travail sécuritaire à l'ensemble du personnel (suivi des formations secouriste, évacuation, disposition des bureaux,

9. Assurer la gestion des accès, l’entretien et la sécurité des locaux

Gestion des missions

10. Être l’ avec l’agence de voyage

11. Procéder aux réservations de billets d’avion, de train, etc.

12. Procéder aux inscriptions d’assurance dans le cadre des déplacements professionnels des employé

13. Activer les forfaits téléphoniques, le cas échéant

14. Toute autre activité ou projet en lien avec le poste


III - QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation

15. Diplôme d'études collégiales en gestion logistique, en événementiel ou administration

Expérience

16. Minimum de trois (3) ans d'expérience dans un poste similaire

17. Expérience dans un contexte international, multisites et multiculturel, un atout

Compétences

18. Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

19. Maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit

20. Grande capacité à établir les priorités, à planifier les activités multiples et à respecter les délais

21. Faire preuve de méthode et de rigueur

22. Savoir évoluer dans un environnement international, diplomatique et multiculturel, tout en faisant preuve de discrétion et d'un excellent service à la clientèle

23. Être en mesure de travailler avec des équipes à distance

24. Des déplacements ponctuels peuvent être nécessaires ; véhicule et permis de conduire, un atout

IV – CONDITIONS

25. Lieu de travail : Paris, France

26. Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

27. Date de l’entrée en poste : dès que possible

. Les qui n’ont pas la nationalité ou la résidence française doivent détenir un permis de travail valide.