Vos missions en quelques mots Management/secrétariat : - Au sein de l’unité de travail Milieu Ouvert d’Aix en Provence, en lien avec le DPIP responsable du MO :. Répartition et organisation des taches et plannings des 3 adjoints administratifs MO ; participation aux entretiens annuels d’évaluation. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions SPIP MO. Organisation et mise à jour du SLR « commun » et de l’archivage (circulaire JUS K 0740004 C du 11 décembre 2007). Participation à l'évaluation du service : contrôle du recensement des statistiques mensuelles et de leur envoi dans les délais. Participation ponctuelle aux taches de secrétariat MO (accueil physique et téléphonique, traitement de la messagerie structurelle du service) - Au titre de l’antenne Aix-Salon, en lien avec le Chef d’antenne :. Programmation de temps de concertation des 7 AA de l’antenne. Organisation du remplacement de l’AA Salon. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d’antenne. Contribution à la rédaction et à la mise en forme du rapport annuel d’activité de l’antenne. Conception, mise en forme et diffusion de tous supports de présentation de l’antenne ( organigrammes, annuaires, livret de présentation) Economat: Gestion économique:. Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l’année N1 de l'antenne et suivi de l'exécution budgétaire allouée à l'antenne, par site (crédits de fonctionnement dont les contrats, crédits d'insertion et de placements extérieurs). Contrôle du recensement de l'expression des besoins. Mise en forme et transmission au siège des commandes et demande d’achat interne, du contrôle de la prestation/livraison. Edition et contrôle des factures reçues et service ; après attestation du service fait ( par le chef d’antenne ou le DPIP assurant son remplacement ) envoi des factures au siège et information des prestataires en vue du dépôt sur CHORUS. Porteur de la carte achat - Assistance des agents sur CHORUSDT, frais changement de résidence. Intendance:. Contrôle de l'état des locaux et recensement des pannes et dysfonctionnements.. Suivi des matériels informatiques et téléphoniques mobiles. Envoi mensuel des états kilométriques des véhicules de service affectés au SPIP MO Aix au siège du SPIP 13 Autres:. Actualisation des conventions annuelles PE et APSEC Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : ordinateur et téléphone portable dans le cadre du télétravail ; possibilité d’utilisation des véhicules de service dans le cadre des déplacements professionnels. Profil recherché Connaissances : Nomenclature budgétaire Logiciels bureautiques : Word, Excel, UGAP, Office Savoir-être : Esprit d’initiative Qualités relationnelles Qualité de management et sens de la pédagogie Savoir-faire : Rigueur et organisation Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction Sens des responsabilités Éléments de candidature Personnes à contacter SCHONT Gauthier - gautier.schont@justice.fr USSEGLIO Fabienne - Fabienne.usseglio@justice.fr
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