Sous l’autorité du directeur et de la directrice adjointe départementale, l’assistant.e de direction est la personne ressource sur l’activité et le fonctionnement de la direction (directeur, directrice adjointe, correspondant défense sécurité, attachée de direction, cheffe de projet du numérique).
Les missions sont les suivantes :
Assurer l’accueil physique et téléphonique :
- Recevoir les visiteurs en présentiel et par téléphone
- Orienter les appels téléphoniques vers les interlocuteurs identifiés
- Assurer les contacts avec les principaux interlocuteurs (DGARS/ Préfecture 78/ CD 78, les établissements de santé et médico-sociaux, association de professionnels de santé libéraux, associations)
Gérer et suivre le courrier de la direction :
- Réceptionner, trier, diffuser l’information via les différents canaux (courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet)
- Traiter les courriers arrivés : mis en signature / à modifier / en retour pour envoi
- Rédiger les projets de courrier : concevoir et mettre en forme les documents
- Enregistrer et gérer le suivi des parapheurs en vérifiant les courriers mis à la signature de la Direction et en veillant à l’application de la charte graphique de l’Agence et des règles administratives ;
- Enregistrer les arrêtés préfectoraux et ARS ;
- Élaborer des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers
- Classer et archiver les dossiers et la documentation
Gérer et sécuriser, pour le compte de la direction, l’organisation quotidienne du travail :
- Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements
- Gérer l’organisation des réunions et les déplacements (réservation de salles, de visio, de conférence téléphonique ou de véhicule…)
- Constituer des fonds de dossiers
- Traiter l’information et effectuer des réponses de 1er niveau
- Faire du secrétariat d’instances (convocations, dossiers, émargement, prise de notes, diffusion du compte-rendu)
- Participer à la préparation et à l’organisation des conférences de territoire
- Tenir le planning des astreintes de semaines et de week-ends pour les Cadres A en collaboration avec le correspondant défense sécurité
- Participer à la logistique: documentations, fournitures, commande et maintenance de premier niveau des matériels
Apporter un appui administratif à la direction:
- Rédiger de notes et courriers à destination de la direction générale, du Préfet, des élus, et tout autre partenaires.
- Gérer tout autre dossier transversal confié par la direction
Agent de catégorie B de la fonction publique
Ouvert aux contractuels détenant un Bac à Bac +2 dans le secrétariat/ l'assistanat, ou le support à l'action managériale.
Une première expérience en tant qu'assistant.e de direction est apprécié.
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