Description du poste :
Sous la responsabilité du Directeur d'Agence, vous interviendrez en appui sur plusieurs projets en parallèle et serez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes sur les sujets administratifs.***A ce titre, vos principales missions seront :
1) Appui administratif, financier aux projets :***Collecte des documents administratifs nécessaires à la réalisation des études préalables, des programmes ;
* Participation à la réalisation des études de site ;
* Préparation, organisation et suivi des procédures de sélection des différents prestataires (organisation des consultations, rédaction des pièces administratives, constitution des dossiers de consultation, participation aux analyses des candidatures et des offres, rédaction des rapports, suivi des actes) ;
* Préparation des supports de présentation, des PV de jury, des différents courriers ;
* Préparation des marchés, des actes administratifs (OS, avenants) ;
* Suivi financier des projets (saisie, attestation de paiement) sous la responsabilité du chef de projet;
* Suivi des attestations d'assurances des différents prestataires ;
* Vérification et gestion des dossiers de sous-traitance ;
* Préparation administrative des DOE et des DGD ;
* Gestion des dossiers de sinistres et de contentieux. (Préparation les dossiers en rassemblant les documents nécessaires aux procédures, communication de l'ensemble des correspondances et pièces divers au service juridique du groupe) ;
* Reporting auprès de l'équipe et du directeur de l'agence.***2) Appui au suivi et développement commercial de l'agence :***Veille commerciale via les différents outils à disposition ;
* Mise à jour des documents commerciaux utilisés ;
* Organisation, en lien avec le directeur de l'agence ou avec l'équipe, des réponses aux appels d'offres et aux consultations (dossier administratif des membres des groupements, récolte des pièces administratives.) ;
* Enquêtes de satisfaction clients.***3) La gestion courante administrative de l'agence :***La gestion de l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs ;
* La gestion du courrier et des mails ;
* Le traitement de l'information, classement et archivage des documents (contrats, commandes, factures) ;
* L'organisation des plannings, des déplacements et réservations ;
* La gestion de l'Office Management.
Description du profil :
De formation Bac à Bac+3 en gestion administrative, assistanat technique ou gestion d'entreprise, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) de gestion ou technique, idéalement dans un service travaux, un cabinet d'architecture ou un bureau d'études.***L'exercice de votre fonction nécessite l'utilisation d'outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, logiciel comptable BIM OFFICE, pack office complet).***Doté(e) d'une très bonne aisance relationnelle, vous saurez faire preuve de souplesse et d'adaptabilité face aux différents interlocuteurs internes et externes. Votre esprit d'initiative, votre rigueur administrative et votre sens de l'organisation seront des qualités indispensables dans la conduite des dossiers.***Par ailleurs, vous appréciez de travailler dans un contexte dynamique vous permettant d'allier polyvalence et autonomie.***Désireux(se) de contribuer au développement et à la gestion de nos activités et de rejoindre un Groupe en constante évolution, adressez-nous votre candidature.
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