Secretaire - h/f

Description entreprise :

L’EHPAD Saint‑Charles de Vézelise est un établissement public médico‑social accueillant 80 résidents, situé dans un cadre rural agréable et verdoyant, au cœur du Pays du Saintois (20 minutes de Nancy, 30 minutes de Toul).

Engagé dans une démarche d’amélioration continue de la qualité, l’établissement a été évalué en 2025 et a obtenu un Qualiscore B, témoignant de la qualité de l’accompagnement proposé aux résidents. Le taux d’occupation est de 95 %, traduisant l’attractivité et la stabilité de la structure.

L’EHPAD est en direction commune avec le CHRU de Nancy et s’inscrit dans un collectif de 10 structures médico‑sociales, favorisant les échanges de pratiques, la mutualisation des compétences et les projets innovants.

Pourquoi nous rejoindre ?

· Un établissement à taille humaine, reconnu pour la qualité de son accompagnement

· Une équipe stable et investie, porteuse de valeurs professionnelles fortes

· Un environnement de travail serein, dans un cadre rural attractif, proche de Nancy

· Une dynamique collective au sein d’un réseau de structures médico‑sociales

· Des projets institutionnels porteurs de sens, centrés sur le bien‑être des résidents


Description du poste :

Nous recherchons un/une Secrétaire administrative, chargé.e d’accueil, admission et facturation

1. VOS MISSIONS

Accueil

* Accueillir les visiteurs et intervenants
* Gérer et orienter les appels au standard

Admission

* Accompagner les futurs résidents et leurs familles dans les formalités administratives (état civil, contrat de séjour, caution…)
* Effectuer l’admission des résidents
* Assurer la gestion des dossiers résidents
* Assurer la conformité des dossiers administratifs
* Faire le lien avec les tuteurs, tutrices et représentants légaux
* Clôturer les dossiers résidents en fin de séjour (changement de lieu d’hébergement ou décès)
* Faire le lien avec la mairie et les offices notariaux au moment du décès des résidents

Facturation / Recouvrement

* Suivre les mouvements au cours des séjours de nos résidents
* Etablir la facturation mensuelle
* Suivre l’effectivité des règlements
* Travailler en lien direct avec la trésorerie

Autres missions

* Gérer le courrier de l’EHPAD et des résidents
* Rédiger des courriers
* Tenir les registres (courriers, résidents, …)
* Elaborer et mettre à jour les tableaux de bord (facturation, statistiques résidents)
* Secrétariat de la direction – gestion d’agendas outlook

Profil recherché :

Connaissances

* Bureautique : outlook, word, excel
* Maitrise de la règlementation des admissions et de la facturation en EHPAD

Qualités professionnelles

* Capacité relationnelle
* Organisation et rigueur
* Discrétion
* Goût pour le travail d’équipe
* Bonne expression écrite et orale

Grade ciblé : Adjoint Administratif

Candidature (CV et LM) à adresser à : v.monaco@chru-nancy.fr