Les missions en bref …
Le Département des Yvelines recrute un Assistant administratif polyvalent H/F.
Poste basé à Guyancourt.
Les activités administratives, financières et de secrétariat de la DCEP et de la DVH sont assurées dans le cadre d’une mutualisation de moyens entre ces deux directions. Ainsi, le poste d’Assistant administratif polyvalent, objet du recrutement, est rattaché administrativement à la DCEP mais s’inscrit fonctionnellement dans un collectif de travail avec le pôle administratif et budgétaire de la DVH (3 agents).
En qualité d’Assistant administratif polyvalent au sein de ce collectif de travail, vous appuierez donc les équipes de la DVH et de la DCEP pour la réalisation et le suivi des tâches administratives dans un souci de tenue des délais et de qualité. Vous apporterez également un appui administratif à la DE pour le traitement des DIA.
1/ Participation à la gestion administrative de la DVH et de la DCEP, en lien et en coordination avec l’assistante de gestion administrative [25%]
1. Organisation de réunions pour les équipes.
2. Traitement et suivi des courriers entrants et les courriers sortants.
3. Enregistrement et mise en forme des délibérations, renseignement du tableau de suivi, rappels des échéances, archivage après adoption
4. Préparation des notifications à l’issue des Assemblées.
5. Organisation et suivi des signatures de conventions.
6. Organisation, classement et archivage des documents administratifs sous format papier et dématérialisé.
7. Suivi des notes au Président.
8. Renseignement des outils de suivi des activités administratives communs à la DVH et la DCEP.
2/ Gestion administrative liée à l’exécution financière des dispositifs d’aide de la DCEP et de la DVH, en lien et sous la supervision de la Référente budgétaire [35%]
9. Recueil des demandes de liquidation complètes émises par les Collectivités, après instruction et contrôle de conformité des équipes opérationnelles.
10. Préparation administrative de la mise en paiement (demande, pièces justificatives à joindre) auprès du service Comptabilité de la Direction des Finances selon la procédure établie, et via l’outil Grand Angle.
11. Participation aux réunions de suivi et de coordination avec la Référente budgétaire et la Direction des Finances.
3/ Appui à la gestion administrative des Déclarations d’Intention d’Aliéner (DIA) situées en Espaces Naturels Sensibles (ENS), en lien avec le Chef de projets de la Direction de l’Environnement [40%]
12. Enregistrer les documents constitutifs des demandes de DIA (en complément de la plateforme dématérialisée existante).
13. Vérifier la complétude des dossiers de demande en lien avec le Chef de projets.
14. Mener une analyse des cas simples avec consultation d’un outil cartographique.
15. Rédiger les courriels et/ou courriers afférents à partir des modèles existants.
16. Mettre à jour le tableau de bord de suivi.
Formation (diplômes, certifications, agréments…)
17. Diplôme en Assistanat de direction/secrétariat, ou gestion administrative (Bac à Bac, BTS, DUT/BUT ou équivalent).
Savoir-faire
18. Connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel).
19. Capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe) et de mise en forme de documents (notes, courriers).
20. Connaissance des techniques de secrétariat (gestion et organisation du temps, prise de notes, …).
21. Maîtrise du logiciel Grand Angle (une formation sera dispensée si besoin).
Savoir-être
22. Être organisé(e) et savoir prioriser.
23. Communiquer aisément à l’oral et par écrit.
24. Savoir travailler en équipe.
25. Savoir écouter et être diplomate.
26. Être rigoureux et autonome.
27. Savoir rendre compte et alerter.
28. Discrétion et respect de la confidentialité.
Nos atouts
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.
Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !
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