Secrétaire médecine du travail personnel hospitalier - h/f

Description

Poste à 80%

Assurer le secrétariat du service de santé et prévention au travail des sites NORD et SUD.

Assurer l’accueil physique des professionnels du CHUGA.

Réceptionner et traiter les appels téléphoniques.

Gérer les rendez-vous médicaux de l’équipe médicale et paramédicale du SPST.

Gérer les dossiers médicaux des personnels hospitaliers :

1. Convocations visites médicales systématiques ou autres.
2. Convocations aux entretiens infirmiers.
3. Annulation des consultations à la demande des médecins du SPST.
4. Gestion des courriers médicaux (papier ou mail).
5. Numérisation et archivage des documents dans Medtra (logiciel de médecine du travail).
6. Envoi des certificats médicaux d’aptitude aux gestionnaires de pôle, DRH, ou cadres.
7. Contact avec les gestionnaires RH ou cadres pour toute demande spécifique concernant un agent.
8. Mise à jour des données administratives du DMST dans le logiciel Medtra.

Réception et traitement des mails en coordination avec les autres secrétaires du SPST.

Trier le courrier du service.

Éditer les fiches de liaison et/ou le carnet de vaccinations des professionnels du CHUGA.

Participer aux réunions de service et organiser des réunions.

Remplacer l’hôtesse d’accueil en cas d’absence.

Activités annexes

Gérer les stocks :

1. Commandes des fournitures de bureau sur le site LYRECO et DYADEM (budget annuel limité).
2. Commandes sur COPILOTE chaque mois.
3. Commandes à l’imprimerie pour les différents imprimés du service.

Réaliser les demandes d’interventions techniques (Bons GMAO).

Préparer le bilan annuel d’activité du service et les statistiques par médecin.

Activités spécifiques en lien avec la radioprotection.

Profil recherché

Capacités organisationnelles :

* Sens de l’organisation.
* Capacité d’adaptation selon l’activité et le flux des agents.
* Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte à sa hiérarchie.

Capacités relationnelles :

* Sens de l’accueil et maîtrise de soi.
* Sens du contact et du travail en équipe pluridisciplinaire.
* Capacité à garantir une approche bienveillante et une écoute attentive du personnel en difficulté.
* Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Compétences techniques :

* Utilisation des outils informatiques MEDTRA, CPageI, Outlook, Word, PowerPoint, Excel, portails LANDAUER et SISERI pour la radioprotection.
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