Secrétariat du maire, des élus et de la direction générale des services - commune de mazan

Vos missions en quelques mots Vous apportez une assistance au Maire, aux élus et à la direction générale des services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Assure l’accueil physique et téléphonique - Renseigne et oriente - Reçoit, filtre et transmet les messages - Identifie le degré d’urgence des demandes - Assure une première information des interlocuteurs Organise l’activité professionnelle du Maire - Gère l’agenda en tenant compte des priorités et contraintes - Transmet les messages nécessaires au suivi des dossiers - Organise les déplacements professionnels - Assure l’interface avec les interlocuteurs internes et externes Organise et planifie les réunions - Planifie les réunions et gère les invitations - Prépare les dossiers de réunion - Organise la logistique des réunions (réservation de salles, matériel) - Prépare les outils nécessaires aux réunions en présentiel ou en visioconférence - Prend des notes lors de certaines réunions - Rédige des comptes rendus ou relevés de décisions simples Gestion du courrier - Assure la diffusion du courrier aux élus concernés - Assure le suivi des réponses Participe à la préparation administrative du Conseil municipal - Assure la relecture des projets de délibérations - Prépare les dossiers nécessaires aux séances, pour les élus concernés par des projets Gestion administrative des dossiers - Rédige des courriers, notes et documents administratifs - Suit les circuits de validation (parapheurs) - Met à jour un annuaire interne (agents, élus, partenaires) - Assure une veille de la presse sur l’actualité locale Classement et l’archivage des documents administratifs - Organise le classement et l’archivage des dossiers - Veille à la bonne conservation des documents - Facilite la recherche d’informations Assure le lien administratif avec les élus - Transmet les informations nécessaires à l’exercice de leur mandat - Organise les rendez-vous des élus avec les services ou partenaires - Assure le suivi administratif des demandes des élus auprès des services - Facilite la circulation de l’information entre les élus et l’administration - Assure la diffusion de documents aux élus dans le respect des délais et des règles de confidentialité. Profil recherché SAVOIRS : - Bonne connaissance du contexte et enjeux d’une collectivité - Maîtrise des circuits de décision et de validation dans une collectivité - Outils bureautiques et logiciels métiers SAVOIR-ETRE : - Sens du service public - Devoir de réserve - Rigueur et sens de l’organisation - Capacité à gérer les priorités - Réactivité et adaptabilité - Autonomie dans l’organisation du travail - Sens relationnel et capacité à s’adapter à différents interlocuteurs - Diplomatie et posture professionnelle adaptée à l’environnement institutionnel - Fiabilité et sens des responsabilités - Capacité à rendre compte - Gestion du stress - Capacité à travailler en transversalité - Polyvalence SAVOIR-FAIRE : - Accueillir et orienter les interlocuteurs - Gérer un agenda complexe et organiser les priorités - Organiser et planifier des réunions - Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs - Rédiger des comptes rendus simples et relevés de décisions - Rechercher et transmettre des informations fiables - Organiser le classement et l’archivage de documents - Gérer simultanément plusieurs tâches