Le poste
UN POSTE de RESPONSABLE COORDINATRICE SECRETARIATS à temps complet 100% est à pourvoir au sein du Nouvel Hôpital de Voiron en contrat à durée indéterminée et/ou titulaire à compter du 01/01/2026.
CADRE STATUTAIRE :
Filière : administrative
Catégorie : B
Corps : Assistants médico-administratifs
PERIMETRE DE LA FONCTION :
Concerne l’intégralité des secrétariats du NHV (liste non exhaustive) :
1. Consultations médico-chirurgicales
2. Consultations du secteur MIG
3. HDJ polyvalent
4. UCA
5. Soins intensifs
6. Pool de frappe
7. Pool de téléphonie
8. HAD
ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE :
Les missions du service des secrétariats médicaux peuvent être amenées à évoluer lors du en fonction des évolutions organisationnelles, des nouveaux logiciels, de nouveau matériel et/ou évolution en matière d’édition et d’envoi de courriers. Les missions de la coordinatrice des secrétariats sont les suivantes :
9. Coordonner les aides secrétaires et les assistants médico-administratives de l’ensemble du site de Voiron Veiller au maintien de la dynamique d’équipe Assurer le dialogue quotidien avec les services de soins Gérer le temps de travail des agents (plannings prévisionnels, suivi de réalisation des plannings congés, absences, via l’application Clepsydre, remplacement d’agents), en lien avec les congés des praticiens Animer les réunions d’équipe Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles Veiller à une répartition équitable des tâches Initier, en lien avec sa hiérarchie, le recrutement temporaire ou permanent du personnel Rédiger et actualiser les profils de poste de l’ensemble des personnels administratifs, Procéder au recensement des besoins de formation dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi Accueillir et organiser le tutorat des nouveaux personnels et des stagiaires Gérer les commandes de consommables et de prestations : Gérer toutes les demandes d’intervention aux services techniques Gérer les demandes d’intervention au support informatique Gérer les habilitations informatiques des médecins et des personnels administratifs Gérer les habilitations informatiques badges et easily des internes et externes Tenir et mettre à jour des indicateurs définis par l’encadrement Faire le lien entre les secrétariats, les services de soin et les équipes médicale sur la gestion de l’organisation des secrétariats (modification horaire, arrivée nouvel agent, fermeture exceptionnelle…) Recenser les incidents et rédiger les fiches Qualnet
Compétences spécifiques :
Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d’une expérience de plusieurs années ayant la capacité de réactualiser ses compétences.
Savoir :
10. Qualités rédactionnelles
11. Terminologie médicale
12. Droit des patients
13. Gestion du temps de travail
14. Gestion des conflits
15. Gestion du stress
16. Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Savoir-faire :
17. Maîtrise des logiciels et des applications de gestion (Chronos, Easily, Diane) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
Savoir être :
18. Qualités relationnelles
19. Esprit d’équipe et d’initiative : travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
20. Sens de la communication intra et inter-sites
21. Sens des responsabilités
22. Esprit d’analyse et de synthèse
23. Adaptabilité, souplesse et ponctualité
24. Discrétion
25. Maîtrise de soi, patience, écoute, diplomatie avec ses interlocuteurs
26. Rigueur dans l’organisation du travail
27. Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients
28. Capacités d’organisation et de méthode
29. Réactivité
Relations PROFESSIONNELLES :
Liens hiérarchiques :
30. Directrice déléguée
31. Cadre supérieur de gestion des pôles
Liens fonctionnels :
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