Description du poste temps partiel 50% vacant à partir du 1er Juillet 2026 Assurer l'accueil physique et téléphonique de la résidence avec professionnalisme et chaleur humaine, tout en participant à la gestion administrative et commerciale de l'établissement.
Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration est le premier visage et la première voix de la résidence : il/elle crée les conditions d'un accueil de qualité pour les personnes accompagnées, leurs familles et proches, les visiteurs et les partenaires, et contribue au bon fonctionnement administratif de l'établissement.
Vos missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, orienter et accompagner les résidents, familles, visiteurs et prestataires
- Gérer les demandes entrantes : prise de messages, suivi des appels, traitement des courriels et des courriers
- Contribuer à la gestion comptable : participation à la transmission des éléments comptables et au suivi des règlements (état de caisse, factures fournisseurs)
- Participer à la facturation : saisie et contrôle des données, préparation et suivi des factures résidents
- Accompagner la Direction : soutien administratif au Directeur et à l'équipe Codir (planning, courriers, dossiers, reporting)
- Suivre l'activité commerciale : gestion des demandes d'admission, préparation des dossiers, mise à jour des outils de suivi et participation au remplissage de l'établissement
- Veiller à la qualité de service : participation à la démarche qualité et à l'amélioration continue de l'accueil et de l'information
- Travailler en roulement d'équipe : assurer la continuité d'accueil y compris lors des gardes administratives 1 week-end sur 2
Vous êtes le premier contact de la résidence et représentez l'image de DomusVi auprès des résidents, familles et partenaires. Vos qualités relationnelles et votre sens de l'organisation sont essentiels pour réussir sur ce poste.
- Bon relationnel : sens du service, écoute, bienveillance et aisance en face à face comme au téléphone
- Organisation et rigueur : capacité à gérer simultanément accueil, tâches administratives et imprévus
- Maîtrise des outils bureautiques : utilisation quotidienne de logiciels de gestion, pack Office et courriels
- Expression écrite et orale soignée : rédaction de courriers, mails, comptes-rendus et information claire aux interlocuteurs
- Discrétion et confidentialité : respect du secret professionnel et des données sensibles des résidents
- Esprit d'équipe : collaboration étroite avec la Direction, l'équipe administrative et les équipes soignantes
- Adaptabilité aux horaires : disponibilité horaires variées et en soirée jusqu'à 19h30
Avantages :
- Rémunération : A partir de 2015€ brut par mois (avec SEGUR ) + reprise ancienneté à 100% + sujétions heures dimanches et fériés
- Avantage en nature repas (plateau repas compris)
- Avantages du groupe DomusVi : CSE, mutuelle d'entreprise co-financée, formation, mobilité interne et inter-établissements, prime de cooptation, prime de tutorat, prime référent, évènements festifs avec les résidents et les familles, etc.
- Cadre de permanence Week end et jours fériés.
- Prime de fin d'année pour l'ensemble des collaborateurs de +- 550 €
- Bons cadeaux 170 €
- Club entreprise Tempeos avec des réductions sur des enseignes de vacances, loisirs et plus
- Une journée de dépistage du cancer du sein offert chaque année
- Possibilité d'aide personnalisée dans le cadre d'aide aux aidants
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