Secrétaire d’accueil et soutien au service financier et comptable h/f

RESPONSABILITÉS :

Description de la structure d'affectation :

Mines Nancy est une école d'ingénieur et composante de l'Université de Lorraine.

Description du poste :
L'agent travaille au sein de l'équipe du Secrétariat Général et du Service Financier et Comptable. Son poste sera physiquement positionné au Secrétariat d'accueil.
Activités principales (déclinées par missions/ thèmes dans la limite de 5):


Mission 1 : Secrétaire d'accueil de l'Ecole des Mines (exclusivement)
Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
Gérer un standard
Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier
Surveiller sur tableau synoptique les différents reports d'alarme et informer les responsables en cas de problème
Informer le Secrétaire Général ou le personnel de permanence de tous problèmes rencontrés
Contrôler les entrées et sorties à l'école sur un système vidéo et en fonction des consignes, ouvrir les portes
Effectuer des travaux de secrétariat
Gérer les départs et retours des clés des véhicules de l'école

Mission 2 : Logistique
Surveiller le flux des verres des machines à café situées dans le hall (procéder au nettoyage et assurer un roulement entre propres et sales)
Gérer la diffusion des abonnements aux journaux et magazines
Assurer le nettoyage ponctuel du hall (comme par exemple après un évènement, vente de croissants...)

Missions 3 : Appui au Service Financier et comptable
Gestion des dépenses :
Etablir les bons de commande et les transmettre aux demandeurs
Vérifier les factures et constater les services faits
Suivre le flux de la commande jusqu'au paiement

Activités associées :
Gérer les demandes d'accès aux salles de sport, en lien avec le secrétariat général
Classer et archiver les justificatifs des opérations comptables et financières

PROFIL RECHERCHÉ :

Personne avec expérience réussie sur des missions similaires.
Connaissances
Savoir analyser et gérer rapidement des demandes d'information
Savoir appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d'information
Avoir les capacités de faire face à une grande diversité de situations et à des flux de visiteurs et d'appels importants
Savoir traiter simultanément plusieurs tâches et contrôler son niveau de stress
Connaissance souhaitée des règles de finances publiques

Compétences opérationnelles
Assurer une présence permanente à son poste de travail
Appliquer les normes, procédures et règles
Travailler en équipe
Savoir planifier et respecter des délais
Maîtriser l'environnement bureautique et maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion comptable et financière
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

Compétences relationnelles
Sens des relations humaines
Maîtrise de soi
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Autonomie
Discrétion
Capacité de travailler en équipe
CDD Temps plein à pourvoir du 11/05 au 31/08/2026 (renouvellement possible par année universitaire)
Rémunération : 2106 € brut mensuel.
Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature avant le 15/04