Assistant administratif / assistante administrative

L'ADAPEI Charente recherche un Assistant administratif H/F en CDI à temps complet au sein de l'ESAT Fontgrave à Angoulême. Le poste est à pourvoir à partir du 18 mai 2026.

LES MISSIONS
En tant qu'assistant administratif, vous assurez les missions suivantes :
Accueil, courrier :
o Accueillir le public et l'orienter vers les professionnels et/ou services concernés.
o Gérer le standard, la réception des appels, la prise de messages, l'orientation des appels vers les différents services, les primo renseignements.
o Gérer le courrier et la relation avec les correspondants (familles tuteurs, clients, fournisseurs, partenaires)
Saisie informatique et création des supports :
o Réaliser et présenter les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus, tableaux, documents divers).
o Assurer la prise de note en réunions (CVS, Réunion générale, .) et réaliser les comptes-rendus.
o Gérer données administratives sur le dossier numérique des travailleurs (IMAGO) et veiller à ce qu'elles soient à jour.
o Gérer et éditer les plannings annuels des travailleurs/salariés en collaboration les chefs de service.
o Réaliser, selon les besoins, des statistiques et enquêtes sur la base des données accessibles.
o Participer à l'instruction des tableaux de bord, des indicateurs et des rapports d'activité.
o Gérer les présences des travailleurs et assurer la commande des repas auprès du service concerné.
o Rassembler les variables de paye pour les transmettre mensuellement au siège administratif et saisir celles des travailleurs dans le progiciel dédié (CEGI).
o Participer à la gestion du temps de travail des salariés sur le progiciel dédié (OCTIME).
o Déclarer et suivre en ligne les accidents bénins et accidents de travail (NET-ENTREPRISE).
o Etablir les attestations de salaire des travailleurs suite à maladie, ou à accident du travail.
o Participer à la saisie et à la création des éléments de gestion liés à l'activité commerciale, avec l'ERP (Topsolid).
o Réaliser la facturation commerciale suivant les procédures en vigueur.
o Participer aux démarches liées aux relances nécessaires concernant les factures impayées.
Divers :
o Effectuer les travaux de reprographie et de reliure nécessaires.
o Gérer le suivi et la maintenance des matériels bureautique en lien avec les fournisseurs.
o Faire l'imputation comptable des factures fournisseurs et leur rapprochement avec les bons de livraisons correspondants avant validation par le Directeur.
o Gérer en collaboration avec la direction les procédures admission et stage des travailleurs.
o En relation avec la médecine du travail, gérer les rdv et visites des personnels et travailleurs de l'établissement.
o Gérer les entrées et sorties de caisse et en rendre compte au directeur d'établissement
Particularités du poste : Travail en binôme avec un autre agent administratif au sein de l'ESAT. Ce poste requiert une collaboration étroite et une communication efficace afin d'assurer un appui mutuel, ainsi que la continuité des missions en cas de surcharge ou d'absence de l'un des deux collaborateurs.

LE PROFIL
Être titulaire minimum du BAC idéalement d'un BAC+2 en secrétariat, assistance administrative et/ou comptabilité
Expérience d'assistance administrative d'au moins deux ans, idéalement acquise dans le secteur sanitaire et social
Compétences avérées en matière de, secrétariat, gestion documentaire et comptabilité générale
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants

LES CONDITIONS DE REMUNERATION
Rémunération selon la CC66 - Technicien qualifié - 1 ETP :
Minimum 1 823.03 € brut mensuel au coefficient 411 sans ancienneté + 238€ brut d'indemnité LAFORCADE
Maximum 1 995 € brut mensuel au coefficient 465 jusqu'à 5 ans d'ancienneté + 238€ brut d'indemnité LAFORCADE