Assistant de direction h/f

RESPONSABILITÉS :

Au cœur du fonctionnement de l'UFR LVE, vous assurez un rôle clé de coordination, d'organisation et de communication auprès de la direction, des équipes et des partenaires.
A ce titre, vous serez en charge de :
Assurer le secrétariat de direction :
• Assurer le secrétariat du Directeur, des Directeurs adjoints et de la Directrice administrative
• Organiser le Conseil d'UFR : préparation et envoi des convocations, diffusion des documents, rédaction des bulletins de décisions et mise en forme des procès-verbaux de délibération
• Gérer le courrier, l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'adresse mail de la direction
• Diffuser les informations institutionnelles auprès des départements (circulaires, notes, informations)
• Planifier les réunions et gérer les plannings des salles
• Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (intervenants professionnels, partenaires internationaux)
• Contribuer à l'organisation des élections au Conseil d'UFR
Suivre des dossiers transversaux :
• Assurer le suivi et la mise à jour des jurys et commissions de sélection
• Faire le lien entre la DRH et les personnels enseignants et administratifs (arrêtés, autorisations de cumul, etc.)
• Gérer les emplois étudiants via l'application dédiée (OSE)
• Contribuer à la gestion administrative des personnels permanents et ponctuels
• Procéder à l'installation des enseignants et professeurs invités et à la centralisation des dispositifs d'accompagnements.
Participer à la communication et à la vie de l'UFR :
• Mettre à jour le site internet de l'UFR en lien avec le référent pédagogique
• Assurer le rôle de référent communication pour l'UFR
• Créer et gérer un espace documentaire partagé pour les documents internes
• Contribuer à l'organisation des événements institutionnels (Journée portes ouvertes, salon étudiant, journée du lycéen, remise des diplômes)
Contribuer à la logistique et au bon fonctionnement du service :
• Assurer l'approvisionnement en papier des copieurs
• Réceptionner les prestations traiteur lors des événements
• Réserver et préparer les salles de réunion et de conseil
• Gérer les clés et badges d'accès au campus 1 et aux salles du bâtiment MLI
• Centraliser les demandes d'intervention auprès du service logistique
• Etre le référent archive et prévention de l'UFR

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances
Connaître le fonctionnement de l'Université et de ses structures
Connaître son environnement professionnel

Compétences opérationnelles
Accueillir, renseigner et servir les usagers
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir trier, hiérarchiser, classer et rechercher rapidement les informations
Maîtriser les logiciels métiers et les outils informatiques (Excel, Word..)
Posséder une bonne expression écrite et orale
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Assurer la confidentialité des informations et des données administratives
Savoir rendre compte
Travailler en équipe

Compétences comportementales
Autonomie / Confiance en soi
Avoir le sens du service public
Capacité d'écoute
Devoir de loyauté
Rigueur / Fiabilité
Réactivité

Pourquoi nous rejoindre ? Un environnement stimulant, au cœur de l'enseignement et de la recherche
Avantages sociaux attractifs : CET, congés, mobilité durable, restauration, sport
Télétravail possible.
De réelles opportunités d'évolution au sein d'un grand établissement public

Informations pratiques :
• Localisation : Campus 1 – Caen
• Contrat : Poste à temps complet de catégorie C (ATRF), ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD de 12 mois)
• Rémunération : selon profil et expérience
• Prise de poste : à compter du 28 avril 2026
• Candidature : CV + lettre de motivation
Date limite : 10 Avril 2026