L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).
Activités principales :
* Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
* Assurer l’assistance de la Direction du CGU
* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
* Répondre aux demandes d’informations des différents services internes et externes
* Effectuer le suivi administratif des personnels enseignants, assurer l’instruction, le contrôle et la gestion des dossiers des conférenciers et des vacataires et des contrats d’engagement pour la chaîne d’inscription
* Gérer les frais de mission des personnels enseignants rattachés au CGU, de la demande à l’état liquidatif, en collaboration avec le service facturier, pour mise en paiement
* Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du CGU
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs …), les reproduire et les diffuser
* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
* Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
* Travailler en étroite collaboration avec tous les secrétariats pédagogiques du CGU et le service de la Direction des Ressources Humaines
* Classer et archiver des documents
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