Gestionnaire administratif au pôle animation f/h - ref 260

À propos de nous

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.

La Direction Formation et Vie Etudiant (DFVE), rattachée au domaine du DGS adjoint à la Formation et à la Vie Universitaire, comprend les services centraux de scolarité et paramétrage des SI scolarité, ainsi que les services dédiés à l’accompagnement de la vie étudiante. La DFVE compte 33 agents.

Le pôle animation, soutien aux associations et accompagnement de la vie universitaire sous la responsabilité de la cheffe de service, comprend 4 agents qui assurent le soutien à la vie étudiante et associative ainsi que l’animation de campus.


Mission

Le/la gestionnaire administrative assure la gestion administrative des animations à destination des étudiants et la gestion des contrats étudiants en garantissant le respect des procédures et les délais.

Missions principales :

- Gestion administrative et organisation des animations (élaboration et suivi des plannings, suivi des validations internes, suivi des inscriptions, coordination et mise en place, rédaction des bilans)

- Petite logistique pour les stands et animations du pôle (conduite de véhicules, courses)

- Commandes et devis divers

- Suivi des contrats étudiants (recrutement, liasses, déclaration des heures)

- Réservation de salles

Missions secondaires :

- Réalisation de supports de communication et mises à jour des pages du site internet

- Mise en ligne des offres d’emplois (Ksup)

- Edition de tickets GPL pour les interventions de maintenance diverses

- Participation à l’activité du service, collaboration étroite avec les autres membres du service et notamment être le relai vie associative en cas d’absence de la gestionnaire administrative vie associative.

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C

• Corps de recrutement : ATRF

• Quotité de travail : 100%

• Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt

• Poste ouvert aux contractuels

• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

• Rémunération: comprise entre 1801,74 € et 1900,19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

• Localisation géographique : 118 route de Narbonne 31400 Toulouse


Profil

Connaissances

* Connaissance du fonctionnement général de l'université

* Bases de la commande publique

* Capacité à se repérer sur le campus

* Connaissance du monde associatif

Savoir-faire techniques

* Organisation et logistique pour les diverses animations et évènements (montage des stands, organisation des salles, etc.) pour comprendre et accompagner les demandes diverses

* Gestion administrative courante (vérification et suivi des dossiers, mise en forme des parapheurs, rédaction de mails et courriers, etc.)

* Aisance à maîtriser de nouveaux outils informatiques.

Savoirs comportementaux

* Rigueur, organisation et méthode indispensables

* Respect des procédures

* Autonomie et capacité à prioriser

* Bon relationnel et capacité à travailler en équipe et en transversalité

Diplômes et expériences
Niveau BAC

Avantages :

· Contributions aux frais de transport en commun

· Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

· 3 Options de temps de travail pour les personnels BIATSS (si contrat > à 10 mois):

39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

· Possibilité d’aménagement du temps de travail

· Télétravail possible en fonction du poste

· Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées

· Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale

· Contributions à la complémentaire santé - Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2025

· Subvention restauration collective

· Chèques vacances

· Service social

· Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

· Activités sportives et culturelles

· Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

· Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

· Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)

· Crèche.