En lien étroit et soutien des Directeurs de clientèle et des équipes techniques VI, le gestionnaire de parc VI assure avec polyvalence les missions suivantes :
o Relations clients au quotidien : réponses aux demandes téléphoniques et mails des clients gestionnaires de parc & des loueurs VI.
o Gestion des commandes : définition du véhicule, configuration, financement, consultation des loueurs ou constructeurs, déroulé du process de commande & validations.
o Suivi de livraison : Organiser et réaliser les démarches administratives dans les délais impartis : commandes de cartes carburant, télébadges péages, cartes chrono services, carte verte assurance, Crit’Air... Réception, contrôle et enregistrement des cartes, expédition au client. Suivi des étapes du workflow de livraison afin d’optimiser les délais.
o Suivi de parc : Saisie des mouvements de parc dans notre logiciel et parfois celui du client (entrées, transferts, réaffectations, revente…), afin de tenir un état de parc à jour avec des données fiables, complètes, utiles et exploitables.
o Tenue des fiches véhicules, paramétrage des règles de gestion (carnets de contrôles, de révision, hiérarchie fournisseurs) selon les process établis, récupération et enregistrement des documents liés au véhicule (PV des mines, certificat de carrossage, PV de contrôles règlementaires…)
o Monitoring actif des alertes de contrôles règlementaires et entretiens préventifs des véhicules -> envoi des alertes au client et suivi de réalisation.
o Vérification des flux de data dans l’outil de gestion client : contrôles des données FATEC, loueurs, pétroliers…
o Préparation des éléments nécessaires aux déclarations fiscales du client (taxe à l’essieu, TICPE...)
o Facturation de nos clients (contrôles de cohérence, factures à l’acte) et contrôle des factures fournisseurs hors maintenance (loueurs, pétroliers, plateformes de reventes)
o Gestion des reventes VO ou fins de contrats loueurs (FRE, vérification de l’application des conditions générales et particulières), gestion éventuelle des véhicules de remplacement.
o Reporting : tenue d’un tableau de bord d’activité de l’équipe + fourniture envoi d’états de reporting fiables aux clients.
o Participation à l’amélioration continue chez FATEC : Collaboration avec le service qualité et relations fournisseurs pour l’amélioration des process et la mise à jour des référentiels spécifiques VI : référencement de nouveaux fournisseurs métiers, nomenclature des objets techniques, typologies de matériels, composition des carnets d’entretien, des carnets de contrôles calendaires.
o Participation aux spécifications des fonctionnalités à développer dans notre outil SI de gestion des véhicules, développé en interne.
o Formation des équipes FATEC aux spécificités VI.
o Polyvalence et esprit d’équipe afin de venir en aide aux techniciens ou Directeurs de clientèle selon les pics de charge d’activité.
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