Poste : Up Skills Cadres & Experts recrute en CDI, un(e) Assistant(e) de direction bilingue anglais (H / F) pour un fonds d'investissement situé à Paris 8e. Une expérience impérative en finance, conseil ou audit est exigée pour réussir sur le poste. Salaire : 50 / 60 KEUR selon profil pour 39 heures hebdomadaires (majoration du salaire à 25% incluse).
Télétravail : 1 jour. Avantages : Tickets restaurant 14EUR + un bonus annuel de 10 à 20% du salaire annuel.
L'Executive Assistant a pour objectif d'appuyer son Président, son associé ainsi que son responsable direct (Office Manager) dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et en le déchargeant des tâches administratives.
Servant principalement d'interface entre le Manager et ses principaux interlocuteurs, il / elle remplit les missions suivantes :
1. Décrocher les appels et transmettre les informations importantes / filtrer les appels téléphoniques.
2. Accueillir une clientèle française ou internationale.
3. Assurer la lecture du courrier et des e-mails et les classer par ordre de priorité.
4. Archiver le courrier si nécessaire.
5. Travailler en coordination étroite avec les autres assistantes, et sous l'autorité de l'Office Manager.
6. Gérer l'agenda sur OUTLOOK et organiser les réunions du Président et de ses autres managers suivant ses priorités et sa disponibilité.
7. Organiser ses déplacements, ses rendez-vous, appels téléphoniques, visioconférences, déjeuners d'affaires, et préparer ses notes de frais.
8. Prévoir régulièrement des séances de débriefing avec son Manager pour être au fait de l'évolution de son travail et des éventuels contretemps de sa journée.
9. Participer à l'organisation d'évènements annuels ou ponctuels.
10. Participer aux services généraux avec l'Office Manager telles que les prises de commandes pour le bureau de fournitures et consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Profil : Il / elle doit être organisé(e) et savoir trier les informations par ordre de priorité. Pour optimiser son travail, il / elle doit pouvoir travailler en multitâches avec efficacité. Il / elle doit être polyvalent(e) et proactif(ve). L'Assistant(e) du Président doit avoir un excellent esprit d'équipe, à la fois pour interagir étroitement au quotidien avec l'Office Manager et pour être en mesure d'assurer son backup lorsque c'est nécessaire, mais aussi pour être capable de former, aider et soutenir les autres assistantes sans jugement.
L'assistant du Président est en contact tant avec les services de son entreprise qu'avec des personnes à l'extérieur. Il / elle doit savoir communiquer et faire preuve d'excellentes qualités relationnelles.
De bonne présentation, il / elle doit être naturellement avenant(e) & altruiste. Avoir l'esprit d'équipe, surtout dans une petite structure comme la nôtre, est essentiel ! Il / elle devra être de nature patiente et accepter sans réserve d'effectuer des tâches parfois plus ingrates / moins gratifiantes telles que l'impression, les scans et les reliures de documents, ainsi que les préparations de boissons (y compris chaudes) pour les visiteurs, la mise en place et le débarrassage des salles de réunion.
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