Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé des subventions aux associations ainsi que des mises à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l'accueil physique et téléphonique du service et pourra être amené à remplacer ses collègues en cas d'absence.
Missions et activités :
* Instruire les dossiers de subventions annuelles et exceptionnelles ville
* Maîtriser le logiciel métier des subventions
* Elaborer les tableaux de suivi des subventions des 2 collectivités
* Collecter les documents et pièces comptables des subventions
* Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et associations
* Constituer des fiches synthèses pour aider la hiérarchie et les élus dans les prises de décisions
* Etablir les conventions de ces subventions
* Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions
* Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques des associations et des subventions attribuées
* Relayer aux associations les informations pouvant leurs être utiles
* Participer au week-end des Associations début septembre sur le week-end complet
* Gérer les mises à disposition de locaux aux associations
* Gérer les mises à disposition de personnel aux associations
* Formuler les demandes de travaux des locaux mis à disposition et suivre leurs déroulements en lien avec les associations
* Recevoir, écouter et conseiller les associations
* Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement
* Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues lors des congés et absences des collègues
* Polyvalence sur les différents postes administratifs du service
* Assurer l'archivage
Savoirs :
* Etablir, appliquer et suivre des procédures
* Connaître les règles financières d'attribution de subventions
* Connaître le cadre juridique des conventions
* Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers
* Savoir rédiger (courriers, notes, mails…)
* Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne
* Etablir des suivis de dossier par des tableaux de bord
* Travailler en équipe
* Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation
Savoir-faire :
* Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service
* Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions
* Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement
* Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives
* Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN
* Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services
* Savoir rendre compte
* Esprit d'équipe
Savoir-être :
* Rigueur dans le suivi financier
* Discrétion, disponibilité et réactivité
* Etre organisé et force de proposition
* Polyvalence, autonomie, diplomatie
* Capacité d'adaptation et d'anticipation
* Sens du contact et de l'écoute
Conditions de travail :
* Etre présent tout le week-end lors du Forum des Associations début septembre
* Charge de travail importante chaque année de août à octobre pendant la campagne de subvention aux associations
* Possibilité de télétravail
Catégorie C
Cadre d'emplois des adjoints administratifs
Temps de travail : 37h30 heures hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT / 2 jours de fractionnement
Avantages : participation mutuelle et prévoyance / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques / participation aux frais de transport en commun / forfait mobilité douce
Date limite de candidature : 16/03/2026
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