Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Assistante de direction:
-suivre et mettre à jour l’agenda de la direction
-organiser et préparer les dossiers des réunions
-rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus et documents de travail et assurer leur diffusion
-assurer le suivi des parapheurs et veiller à leur bonne présentation et circulation
-réception et distribution du courrier dans les services
-assurer l’accueil physique et l’accueil téléphonique
-faciliter le classement et l’archivage des dossiers
-assurer le suivi du planning prévisionnel des congés
-mettre à jour les fiches de procédures
-assurer le suivi du dossier «parking de l’Arget»
-assurer le suivi du courrier, des boîtes fonctionnelles, Maarch et diffuser l’information

Assistante de voyage:
-organiser les déplacements des agents du SGCD
-saisir les ordres de missions et les frais de déplacements après obtention des justificatifs dans l’application CHORUS DT
-rédiger les autorisations d’utilisations des véhicules de service après collecte des permis de conduire et attestations

Assistante de communication:

- mettre à jour l’intranet du SGCD, diffuser les informations concernant l’activité et l’actualité du SGCD

- assurer la collecte des organigrammes des autres services

- mise à jour du livret d’accueil des nouveaux arrivants

- création de plaquettes ou de documents de travail via des outils de communication (canva, RESANA, etc): bilan annuel, flash info etc.



Appui logistique au service RH:

- participer à l’activité du bureau de la formation en binôme et en absence du chargé de formation: diffuser des offres de formation, rédiger et envoyer des convocations, réserver des salles ...;

- assister le responsable RH pour le secrétariat des instances du dialogue social (CSA, CSA formation spécialisée) : convocation, constitution des dossiers, mise en forme des comptes rendus, diffusion après signature et publication sous intranet;

-appuyer le service RH pour des missions ponctuelles en cas de surcharge d'activité.

Chargé des inventaires des résidences du corps préfectoral et des œuvres d’art:

- mettre à jour les informations sur le logiciel TELEINV

- participer physiquement aux inventaires lors des entrées et sorties des résidences avec le corps préfectoral ou le personnel de résidence, vérifier la bonne identification des objets (étiquettes) et collecter les informations nécessaires au suivi des inventaires auprès des services (BRECI et SGCD).

- recenser les œuvres d’art, leur état, les déplacements et effectuer la mise à jour des inventaires

Appui au bureau d’action sociale:

- diffuser l’information action sociale sous intranet

- participer à l’organisation de l’arbre de noël

- prendre les RV médecine de prévention (Centre de gestion et Aprévia) en cas d’absence de la chargée d’Action Sociale

- être en appui pour la restauration collective (rédaction des conventions, impressions et distributions des planches de tickets)