Mission
Sous l'autorité hiérarchique de la Direction du site hébergement, l' assistant.e d'accueil et de secrétariat a pour missions :
Activités principales :
Sous l'autorité de la responsable d'accueil et gestion locative :
Accueille, informe, oriente les étudiants : accueil physique et téléphonique, réponse auxcourriels.
Réalise les opérations de clôture journalière et mensuelle.
Traite les dossiers locatifs sur les applicatifs métiers (Heberg, H3Web, Ebail) :
enregistrement des occupations, des droits constatés, des encaissements CAF,
remboursement des anticipations, provisions et indus CAF.
Emettre les factures : convention, dégradations, prestations diverses
Génère les documents de fin de mois.
Gère les relances débiteurs via POWOW : injonctions, mises en jeux cautionnaires.
Traite les demandes d'adhésion au dispositif de cautionnement institutionnel (Visale, Garantme)
Assure l'interface avec le pôle logement pour la gestion des réservations et des logements disponibles à la location : transmission des départs, des logements bloquéspour travaux, suivi des occupations par contingent.
Tenir les tableaux de bord des entrées et sorties des logements pour transmission aux agents de service en charge des états des lieux dans les logements.
Effectue les déclarations des impayés aux organismes cautionnaires (Visale, garantme) et informe les garants physiques.
Constitue et transmets les dossiers d'impayés au service contentieux.
Assure le paramétrage de la brique « Mes RDV », le suivi des RDV d'entrée et de sortie planifiés par les étudiants, pour transmission aux agents de service
Transmets les fiches de perte des moyens d'accès (clés et badges) à la personne en charge du suivi.
Paramètre les badges des étudiants et gère les places de parking.
Participe aux visites hygiène et complète le tableau de suivi.
Rend compte et alerte la responsable gestion locative en cas de besoin ou à défaut la direction du site
Fermeture à clé et mise sous alarme des locaux si besoin
Conditions d'activité: Permanences jusqu'à 18h et 19h selon planning établi. Ouverture du site à 8h, selon planning établi
Conditions de recrutement:
CDD du 1er septembre au 31 octobre
Rémunération: 1800 euros brut par mois
Profil
Connaissances professionnelles:
Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique.),
Maîtrise de l'expression écrite et orale,
Connaissance souhaitée d'une deuxième langue,
Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité ; implantation du matériel de sécurité),
Connaissance des techniques d'accueil et de communication,
Connaissance des règles d'hygiène, de santé et de sécurité en vigueur,
Connaissance des problèmes du milieu étudiant
Connaissance des moyens de lutte contre l'incendie,
Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées,
Notions de secourisme,
Compétences relationnelles:
Capacité d'adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière, sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté,
Autonomie, réactivité, capacité d'adaptation, savoir rendre compte
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