Assistant administratif polyvalent h/f

Description du poste

Pour l’ensemble de ces personnels, l’assistant(e) administratif(ve) sera en charge de suivre les principaux sujets suivants :

- Volet recherche : suivi administratif des contrats de recherche (enregistrement, facturation et justification des dépenses), ainsi que des différentes dépenses effectuées sur ces contrats de recherche ou sur ressources propres, depuis le devis, au bon de commande jusqu’à la facturation (achat, organisation et suivi de déplacements professionnels via le voyagiste, achats de matériels, de logiciels, etc.) ;

- Volet enseignement : organisation des enseignements de terrain, support aux intervenants et vacataires, assistance à la conception des plannings, support logistique sur les salles et le matériel, suivi des éléments de scolarité pour l’ensemble des modules et cycles de formation auquel participent les centres de recherche, organisation des voyages pour les élèves et leurs encadrants ;

- Volet RH (personnel permanent, doctorants, stagiaires et post-doctorants) : préparation des arrivées et des départs, suivi des étapes administratives en cours de carrière ;

- Volet parcours doctoral : Recueil des différents documents nécessaires à la validation de la candidature du futur doctorant. Accueil, installation et accompagnement des doctorants dans leurs parcours doctoral ; préparation de leur arrivée au centre et organisation de leurs soutenances, suivi administratif de la thèse dans un logiciel dédié, support administratif individuel de chaque doctorant à chaque étape de son parcours de thèse. Lien étroit avec l’Ecole doctorale et le service du Doctorat ;

- Volet événementiel : organisation de séminaires, conférences, workshop internes et/ou ouverts à l’externe (support logistique et administratif sur les salles, l’hôtellerie, le transport, la restauration, etc.)

- Volet communication : partage d’informations en interne au sein des équipes d’enseignement et de recherche, auprès du Chef de centre, ainsi que du Délégué de site et du service de communication.

- Volet animation interne : organisation d’événements internes pour renforcer la cohésion des centres de recherche

Description du profil recherché

Parlons de vous… !

Profil souhaité :

Compétences en gestion administrative et comptable
Sens de l’organisation
Travail d’équipe et capacité à communiquer en interne
Polyvalence et adaptabilité
Esprit d’équipe
Capacité à gérer les priorités
Discrétion et confidentialité
Force de proposition
Bac+2 sur une spécialité d’assistante de Direction ou assistante administrative (BTS)


Dans un premier temps, l’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) aura vocation à travailler pour le Centre de Morphologie Mathématique sur au moins 50% de son temps, dans le cadre d’un projet de croissance et de réorganisation de ses activités (création du futur centre Statistique et Images). L’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pourra également intervenir, en fonction des besoins et des périodes, en support des autres équipes d’enseignement et de recherche basées à Fontainebleau (renfort ponctuel). Elle collaborera avec les autres assistantes du site.

… et de nous ! Travailler à Mines Paris, c’est aussi :

- Etre acteur de la transition numérique et acteur de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique

- Appartenir à un établissement de l’université, faisant dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, PSL forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité des chances, l’inclusion et la diversité sociale, culturelle et géographique. Mines Paris - PSL s'engage également dans l'insertion professionnelle et au développement de carrière des personnes en situation de handicap.

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. CONNAISSANCES - Gestion budgétaire et comptable
4. CONNAISSANCES - Ressources humaines
5. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
6. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
7. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
8. SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
9. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
10. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
11. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
12. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé