Assistante de direction - commune de gannat

Vos missions en quelques mots PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE : Véritable porte d’entrée de l’Auvergne, la Ville de Gannat est labelisée « petite ville de demain » (120 agents). Elle bénéficie d’une position géographique centrale, à mi-chemin entre le nord de l’agglomération clermontoise et les portes du bourbonnais. Membre de la Communauté de communes Saint-Pourçain Sioule Limagne (60 communes, 34 500 habitants), elle exerce les fonctions de centralité : commerces de proximité, piscine, cinéma, médiathèque, musée, école, cabinet médical. Commune la plus peuplée de la Communauté de communes (5 600 habitants) ; elle est un moteur de la mutualisation entre les collectivités. PRESENTATION DU POSTE : Sous la responsabilité hiérarchique de la Direction Générale des Services, vous jouez un rôle essentiel dans la gestion du secrétariat de direction en structurant et organisant l’activité du Maire et de la Directrice Générale des Services. MISSION Apporte une assistance à la direction générale des services, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Assure la recherche des financements extérieurs (subventions), du montage des dossiers de subventions en collaboration avec les services opérationnels, de l'élaboration des conventions et de leur suivi financier. Assure la gestion du guichet unique (en remplacement d’un arrêt maladie) ACTIVITES ☒ Secrétariat administratif - Rédaction, mise en forme et classement de documents administratifs - Organisation et planification des réunions et des rendez-vous - Convocations, rédactionnel, télétransmission des actes au contrôle de légalité, suivi des suites à donner du Conseil Municipal (et des commissions) ☒ Chargée de subventions et de financements de projets - Assure une veille documentaire relative aux financements, à leurs dispositifs et à leurs évolutions - Repérer les opérations pouvant être éligibles aux dispositifs récurrents et aux appels à projets grâce à un travail collaboratif permanent avec les services opérationnels - Mettre en place des outils méthodologiques : plan de financement, projets de délibération, documentation technique, et à tableaux de suivi - Centraliser et monter les dossiers de subventions (avenants) - Solliciter les appels de fonds au service comptabilité ☒ Gestion du guichet unique (en remplacement d’un arrêt maladie) - Tenue de la régie cantine, péri et extrascolaire (titulaire de la régie)) - Suivi des inscriptions - Réalisation de la facturation Profil recherché COMPETENCES TECHNIQUES REQUISES : - Prendre des rendez-vous (organiser les réunions) en fonction des priorités de la direction générale - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Établir une relation de confiance avec le cadre - Rédaction et mise en forme de documents administratifs - Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs - Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques - Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité - Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus - Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence) - Suivre l'exécution administrative et comptable des financements en s'assurant du respect du calendrier opérationnel précisé dans les conventions ou arrêtés de subventions (notification des marchés, démarrage des travaux, phases, fin de l'opération) SAVOIRS ETRE : - Bonnes connaissances des techniques de secrétariat et d’assistante de direction, règles d’expression écrite et orale - Connaissance de l’environnement territorial (organisation, fonctionnement enjeux) - Connaissances des procédures, nomenclature comptables et règles budgétaires - Compétences rédactionnelles appréciées (style administratif, orthographe, synthèse…) - Qualités d’écoute et de compréhension - Capacités d’adaptation et organisationnelles - Maîtrise des outils bureautiques. - Discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité.