Un(e) office manager h/f (cdd)

Poste :

Le poste et ses missions

Sous la responsabilité de la Direction Générale, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :

Comptabilité / facturation :

Fournisseurs

* Centralisation de la réception des factures auprès du service comptabilité
* Préparation et vérification des factures à régler

Clients

* Emission des factures clients
* Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.
* Gestion documentaire des clients
* Création des clients, missions et des factures clients via notre ERP
* Assurer le lien avec le service comptabilité

Banques

* Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis
* Cash Management

Services généraux et QVT

* Assurer la sécurité et le confort de nos collaborateurs ainsi que des espaces/ outils de travail
* Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc..)
* Supervision de l’entretien des locaux
* Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux
* Accueil des visiteurs
* Accueil téléphonique
* Suivi de l’état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec les services SI du groupe

Gestion administrative & Administration du personnel

* Gestion de l’Onboarding + Offboarding des collaborateurs
* Mise à jour des données administratives de l’entreprise
* Gestion de la flotte de véhicules de fonction
* Préparation des paies avec les services du groupe (incluant le suivi des congés/RTT/absences des collaborateurs)
* Préparation des commandes de titres restaurant
* Suivi et organisation des visites médicales

Autres responsabilités :

* Organisation de petits déjeuners/ réunions d’équipes
* Participation à l’organisation d’évènements internes et externes

Poste à pourvoir en CDD dès que possible.

Profil :

Maintenant, parlons de vous...

Vous avez une formation (Bac+2/3) en Comptabilité, Gestion administrative ou Gestion d’entreprise avec une expérience de 3/4 ans sur des postes similaires. Vous savez réaliser de la facturation client et fournisseurs.

Les savoirs et savoir-faire :

* Connaissance de base des principes de facturation et de comptabilité (accompagnement possible à l’utilisation de la plateforme Microsoft Dynamics à la prise de poste par les experts du groupe)
* Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel etc..) et appétence pour les outils digitaux (plateformes)
* Compréhension de l’information et la mettre en application

Les savoir-être :

* Polyvalence et proactivité
* Bonne humeur et esprit d’équipe
* Organisation, rigueur et fiabilité
* Discrétion, respect de la confidentialité
* Capacités à bien gérer les priorités
* Curiosité d’esprit, envie d’apprendre et autonomie
Entreprise : Avec un réseau de 7 300 collaborateurs et plus de 280 agences réparties sur tout le territoire, In Extenso est leader de l’expertise comptable, du conseil et des services professionnels pour les TPE-PME. En croissance ininterrompue depuis sa création en 1991, In Extenso accompagne les artisans, commerçants, chefs d'entreprise, professions libérales et associations pour créer, gérer ou développer leur entreprise ou leur activité. Nous accompagnons nos clients à tous les stades de la vie de l’entreprise et sur l’ensemble des domaines liés à la gestion de leur activité : comptabilité, fiscalité, gestion, juridique, conseil social et paies, gestion du patrimoine du dirigeant, conseil en innovation-croissance jusqu’à la transmission d’entreprise. Nous sommes l’interlocuteur privilégié de plus de 160 000 clients appartenant à tous les secteurs d’activité et avons réalisé en 2024 un chiffre d’affaires de 600 millions d’euros.