[oralys]assistance technique administrative et documentaire (h/f)

À propos de nous

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.


Mission

Rattaché(e) au pôle Travaux / Exploitation / Qualité, vous assurez un rôle polyvalent de support technique, administratif et qualité pour accompagner la bonne exécution des projets, le suivi documentaire et la coordination des acteurs internes et externes.



Missions techniques, documentaires et qualité

* Enregistrer et suivre la documentation technique et qualité des projets ;

* Suivre et enregistrer les procès-verbaux de transfert à l’exploitant ;

* Réaliser les demandes d’achat et commandes d’exécution dans SAP ou autre outil ;

* Rédiger les procès-verbaux de réception et suivre les prestations d’assistance technique ;

* Assurer l’appui logistique des prestataires (accès site, matériels, demandes informatiques) ;

* Gérer les plans de formation et titres d’habilitation ;

* Participer à la mise à jour du planning d’activités et du manning schedule ;

* Enregistrer et diffuser les comptes rendus d’activité et les documents qualité ;

* Contribuer à l’amélioration continue du système documentaire et à la conformité qualité.



Missions d’assistance administrative

* Organiser les réunions (planification, prise de notes, diffusion des comptes rendus) ;

* Gérer les demandes logistiques et informatiques des agents et prestataires ;

* Suivre les nouveaux arrivants et départs, le parc informatique et les équipements de protection individuelle (EPI) ;

* Assurer la gestion des fournitures, affichages réglementaires et plannings (congés, formations, déplacements, etc.) ;

* Réaliser les demandes d’achat (DA) et le suivi des commandes jusqu’à la réception.


Profil

* Rigueur, autonomie et sens de l’organisation ;

* Bon relationnel et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (techniciens, ingénieurs, prestataires, direction) ;

* Sens du service, réactivité et respect des procédures sécurité et qualité;



Compétences techniques requises

* Bonne pratique de DOCTEAM, SAP / PGI, OASIS / PIMMOG, Wizmi et HABIL ;

* Solides notions de gestion documentaire, suivi qualité et reporting ;

* Connaissance du milieu industriel et des exigences de sécurité de chantier (indispensable);

* Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).