Secrétaire (h/f)

I - FONCTION RECEPTION ET DISTRIBUTION
- Vous réalisez l'accueil physique et téléphonique ;
- Vous veillez à la distribution et à la bonne communication et information au sein du pôle Hébergement ;
- Vous traitez l'ensemble du courrier de la structure (ouvrir, dater, enregistrer, déposer dans le parapheur de la directrice qui en prendra connaissance et ensuite selon l'origine, il sera distribué dans les services destinés ;
- Vous traitez le courrier électronique avec informations à transmettre ;

II - FONCTIONS ADMINISTRATIVES RELATIVES AUX RESIDANTS. :
- Vous constituez, gérez et archivez les dossiers administratifs relatifs aux prises en charge ;
- En lien avec la Direction, vous assurez l'actualisation de la liste d'attente dans l'ESMS (gestion en interne et via Trajectoire) ;
- Vous veillez à ce qu'il n'y ait aucune rupture administrative de prise en charge (dossier CAF, APL, dossier MDPH, assurance maladie, mutuelle, aide sociale, ..) et assumez l'intégralité des relances de demande et le suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les partenaires externes ;
- Vous accompagnez les familles dans la réalisation des dossiers MDPH et d'aides sociales (renouvellement ou première demande) ;
- Vous assurez le lien avec les familles et les différents organismes pour diverses démarches ;
- Vous avez en charge les informations générales aux familles et partenaires
- Vous invitez aux réunions et manifestations institutionnelles.
- Vous préparez les réunions du conseil de la vie sociale, mettez en page les comptes rendus et vous chargez de leur distribution.
- Vous complétez les états de présences des résidents en vue de la facturation des frais de séjours et d'hébergements ;

III - FONCTIONS ADMINISTRATIVES RELATIVES A L'ETABLISSEMENT :
- Vous prenez en charge l'ensemble des aspects administratifs de l'établissement, entre autre :
- En lien avec les différents membres de l'équipe, vous rédigez et mettez en forme tous documents ;
- Vous assurez la gestion, le suivi, le classement et l'archivage des dossiers.
- Vous assurez la gestion de l'arborescence informatique (archivage, tenue des dossiers,.)
- En lien avec la maitresse de maison et l'éducateur, vous assurez la commande des repas Sodexo
- Vous avez en charge la gestion du stock et des commandes bureautiques
- En lien avec la Direction et les moyens généraux, vous gérez les divers travaux liés au foyer : vous êtes le contact avec les propriétaires et les diverses entreprises, vous êtes en lien avec les diverses entreprises pour les maintenances liés à la sécurité ;
- Vous accueillez les entreprises pour le suivi des divers dossiers sécurité et maintenance, ainsi que les passages annuels par (l'enregistrement des dates et les relances).
- Vous vérifiez la bonne tenue du registre de sécurité ;
- Vous participez à la commission de sécurité qui intervient tous les 3 ans
- En lien avec la direction, vous déclarez à l'assurance les sinistres liés au foyer et suivi les dossiers
- En lien avec la Direction, et dans le respect de la confidentialité vous organisez, élaborez, formalisez et suivez les divers travaux relatifs aux dossiers en cours ;

IV - COORDINATION AVEC LA DIRECTION
- Vous rendez compte de votre travail et des dossiers en cours
- Vous pouvez gérer l'agenda de la Direction et prendre des rendez-vous en son nom ;
- Lors d'évènements institutionnels, vous avez en charge la partie administrative (invitation, courriers, comptes rendus.).

V - GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL.
- Lors des embauches, vous rassemblez les pièces administratives et vous chargez de transmettre le dossier du salarié au service RH ;
- En lien avec la Direction, vous faites les demandes de contrats de travail CDD et CDI au service paie ; collectez et transmettez tous les éléments constituant le dossier personnel ainsi que les contrats signés ;