***La prise de poste sera sur Orléans avant un déménagement des locaux prévu fin 2026 à Tours***
Au sein de notre structure, et sous la responsabilité du Président et du Secrétaire général, vous assurerez l'accueil physique et téléphonique dans le respect des valeurs de l'ordre des vétérinaires, ainsi que la gestion administrative courante.
Période de formation assurée.
Missions détaillées :
ACCUEIL :
Traiter les appels téléphoniques, prendre les messages et orienter les appels vers les personnes compétentes.
Recevoir, orienter et renseigner les visiteurs à l'accueil en leur assurant un environnement conforme à la culture de notre structure.
Traiter les courriers entrants et sortants : réception, enregistrement, numérisation et affranchissement.
TRAVAUX ADMINISTRATIFS COURANTS :
Retranscription et mise en forme des courriers type.
Numérisation de documents, classement et archivage dans le respect des procédures en vigueur.
Gestion des documents professionnels déclaratifs ou contractuels : numérisation et intégration des documents dans notre système de gestion et transmission au Conseiller en charge pour examen.
TENUE DU TABLEAU DE L'ORDRE :
Saisir, actualiser et contrôler les données ordinales sur notre système de gestion.
Gestion et suivi des dossiers en cours (inscriptions, transferts, omissions.) et des alertes.
GESTION DES COTISATIONS :
Gestion des cotisations : courriers d'exonération, étalement, relances, notifications des décisions.
GESTION DES ANTICANCEREUX :
Accuser réception des déclarations et vérifier la cohérence de ces dernières avec la Direction de la Performance Économique (DPE).
GESTION DES DPE :
Transmission des documents adéquats.
Réception et vérification de la cohérence des données avec notre système de gestion.
Relance et suivi des dossiers en cours.
Profil recherché :
Expérience significative en secrétariat et gestion administrative.
Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion documentaire.
Qualités relationnelles et sens de l'organisation.
Rigueur et respect des procédures.
Conditions de travail:
CDI : 28 à 35 heures.
Horaires en journées : 8h30-17h00 (possibilité de moduler).
2 à 4 jours en présentiel + 1 journée de télétravail.
Possibilité de ne pas travailler le mercredi.
*Après un an d'expérience dans notre structure, une évolution vers un poste de secrétaire polyvalente avec une réévaluation salariale est envisageable*.
Prise de poste (sur Orléans avant un déménagement à Tours en fin d'année) : immédiate.
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